Tylko do użytku służbowego

 

 

 

Zarząd Powiatu

w Suwałkach

 

 

PROTOKÓŁ

 

z kontroli w zakresie

 

 

Przyjmowania, rejestracji

 i terminowości udzielania odpowiedzi na skargi w 2005 roku

 

 

 

przeprowadzonej w

 

Wydziale Organizacyjnym

Starostwa Powiatowego w Suwałkach

 

 

od 15 do 23 marca 2006r

 

 

 

 

 

 

 

Suwałki, marzec 2006 r

 

P R O T O K Ó Ł

 kontroli problemowej

 przeprowadzonej w Wydziale Organizacyjnym

 Starostwa Powiatowego w Suwałkach

 

 

            Kontrolę przeprowadził inspektor d/s kontroli wewnętrznej Alina Łapińska w okresie od 15 do 23  marca 2006 r. (z przerwą w dniu 17 marca 2006r), działający na podstawie § 34³ ust.2 pkt 5 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego oraz upoważnienia Nr 10/06 do przeprowadzenia kontroli problemowej wydanego przez  Zarząd Powiatu w Suwałkach.

                                                ZAKRES KONTROLI

 

   Przedmiotem kontroli było przyjmowanie, rejestracja i terminowość udzielania odpowiedzi na skargi w 2005 roku.

 

USTALENIA  OGÓLNE

 

1. Funkcję Naczelnika Wydziału Organizacyjnego od dnia 06.12.2000r pełni Sekretarz Powiatu Pan Cezary Grzegorz Zwoliński.

 

2. Zadania z  kontrolowanego zakresu prowadziła w 2005 roku xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Obecnie od 01.01.2006r  sprawy te prowadzi xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx zatrudniona na stanowisku d/s d/s obsługi zarządu powiatu i informacjji publicznej. Do obowiazków tego stanowiska należy między innymi wpisywanie do rejestru  kierowanych do Starostwa skarg i wniosków a także egzekwowanie na bieżąco sposobu i terminu załatwienia zgłoszonych spraw.

 

3. Zasady przyjmowania i załatwiania skarg unormowane są w Kodeksie postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000r Nr 98, poz. 1071) i rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. z 2002r Nr 5 poz. 46).

W Starostwie sprawy te uregulowano w rozdz. IX Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Suwałkach - Uchwała Nr X/51/99 Rady Powiatu  Suwałkach z dnia 27 grudnia 1999r.

 

USTALENIA SZCZEGÓŁOWE

           

            Zgodnie z zakresem kontroli sprawdzono przyjmowanie, rejestrację i terminowość udzielania odpowiedzi na skargi. Postępowanie kontrolne przeprowadzono na podastwaie analizy rejestru skarg i wniosków w 2005 roku prowadzonego przez Wydział Organizacyjny.

Kontrolującej okazno rejestr oraz teczki w których gromadzone są dokumenty związane z rozpatrywaniem skarg skierowanych do Starostwa Powiatowego w Suwałkach.

 

1

Wpływające  skargi odnotowane są w rejestrze oznaczonym symbolem ORG.I.0560 - o nazwie ,,Rejestr skarg i wniosków''.

Obowiązek prowadzenia rejestru wynika z art. 21 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia18 grudnia 1998r w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz.U. z 1998r Nr 160, poz. 1074).

 

Rejestr założony został 04.01.1999r. Zawiera 96 ponumerowanych kartek. Pierwszą skargę odnotowano  pod datą 21.09.1999r.  Rejestr jest przesznurowany, opieczętowany i opatrzony podpisem Wicestarosty.

W 2005 roku zarejestrowano 10 skarg i 2 wnioski.

W związku z rozpatrywaniem skarg i wniosków na stanowisku d/s obsługi zarządu powiatu i informacjji publicznej prowadzone były teczki:

 

1. ORG.IV.0551//2004      - Rozpatrywanie skarg i wniosków, ( katrgoria archiwalna Be-5),

2. ORG.IV.0551/1//2005   - Rozpatrywanie skarg i wniosków przez Radę Powiatu na

                                 działalność Starosty Suwalskiego,( katrgoria archiwalna Be-5),

3. ORG.IV.0552//2004      - Skargi i wnioski przesłane do rozpatrzenia według właściwości,

                                           ( katrgoria archiwalna Be-3),

 

            W przedstawionych do kontroli teczkach  zgromadzone były sprawy z lat 2004 i 2005. W teczce ORG.IV.0551 w spisie spraw 2004r odnotowane są 3 sprawy, w 2005r 7. W teczce  ORG.IV.0552 spis spraw zawiera 6 pozycji w 2004 i 6 w 2005r. Teczka ORG.IV. 0551/1/2005 wykazuje 2 sprawy z 2005r.

Zgodnie z § 16 pkt 2 rozporządzenia  Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz.U z 1998r Nr 160, poz. 1074) w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok jest dopuszczalne. W powyższych teczkach prowadzone są spisy spraw według wzoru przedstawionego w  załączniku nr 4 cytowanego wyżej rozporządzenia.

           

            Stosownie do postanowień art.253 Kpa oraz zgodnie z postanowieniem § 3 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. z 2002r Nr 5 poz. 46), w siedzibie Starostwa umieszczona jest informacja dotycząca przyjmowania obywateli w sprawie skarg i wniosków.  Kierownictwo Starostwa jest do dyspozycji ineteresantów w każdy poniedziałek w godz. 12³º-16³º. Przewodniczący Rady Powiatu przyjmuje interesantów w każdy czwartek w godz. 14ºº-16ºº w siedzibie Starostwa Powiatowego.

Również pracownicy Starostwa zobowiązani są  przyjmować interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.

Na podstawie wpisów do  rejestru prowadzonego w Wydziale Organizacyjnym sprawdzono terminowość rozpatrywania skarg i wniosków.

 

 

2

Skargi i wnioski skierowane do Starostwa Powiatowego w Suwałkach wpisane do

,,Rejestru skarg i wniosków'' w 2005 roku

I. Skargi

 

Numer skargi w rejestrze	Przedmiot skargi	Data wpływu	Termin zalatwienia	Data wysłania zawiado-mienia	Sposób załatwienia
1	Skarga dotycząca sposobu  rozpatrzenia skargi na Radę Gminy Przerośl przez Wojewodę Podlaskiego	10.01.05r	11.02.05r	17.01.05r	Pismo informujące, iż do rozpatrzenia skargi na działalność Wojewody uprawniony jest właściwy Minister lub Prezes RadyMinistrów (zgodnie z art. 231 i 229 pkt 6 Kpa).
2	Skarga na działalność Starosty	08.02.05r	16.02.05r winno być 15.02.05r	11.02.05r       03.03.2005r	1.Skargę,  zgodnie z kompetencją przekazano do rozpatrzenia Radzie Powiatu w Suwałkach (art. 229 pkt.4 Kpa). 2. Rada Powiatu w Suwałkach Uchwałą Nr XXIX/177/05 z dnia 24 lutego 2005r uznała skargę za bezzasadną o czym poinformowano skarżących pismem BRP.0551/2/05 z dnia 03.03.2005r.
3	Skarga na działalność Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego Powiatu Ziemskiego w Suwałkach.	01.03.05r	09.03.05r winno być 08.03.05r	03.03.05r         31.03.2005r	1.Skargę,  zgodnie z kompetencją przekazano do rozpatrzenia Radzie Powiatu w Suwałkach (art. 229 pkt.4 Kpa). 2.  Rada Powiatu w Suwałkach Uchwałą Nr XXX184/05 z dnia 31 marca 2005r uznała skargę za zasadną.
4	Skarga dotycząca ustawowego obowiązku nadzoru Starosty Suwalskiego nad Stowarzyszeniem Hrabstwa i Gminie Dowspuda	25.03.05r	26.04.05r	04.04.05r	Pismo informujące o bezzasadności zarzutów zawartych w skardze.
6	Skarga dot. odebrania własności pojazdu	14.06.05r	14.07.05r winno być 15.07.05r	23.06.05r	Pismo informujące
7	Skarga dotycząca: 1. postępowania pracowników Architektury Starstwa Powiatowego w Suwałkach,   2. Działalności Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego Powiatu Ziemskiego Suwałki	01.09.05r	30.09.05.r winno być 03.10.05r   8.09.05r	19.09.05r       19.09.05r         27.10.05r	1. Pismo informujace, że w części dotyczącej pracowników Starostwa skarga została uznana za bezzasadną. 2. Skargę, w  części dotyczącej działalności PINBPZ   zgodnie z kompetencją przekazano do rozpatrzenia Radzie Powiatu w Suwałkach (art. 229 pkt.4 Kpa). 3.Rada Powiatu w Suwałkach Uchwałą Nr XXXVI/221/05 z dnia 21 października 2005r uznała skargę za bezzasadną, o czym pismem BRP.0551/4/05 z dnia 27.10.2005r.poinformowano skarżącego oraz pozoatałych zainteresowanych.
8	Skarga dotycząca remontu drogi Węgielnia- Bilwinowo- Kaletnik	03.10.05r	10.10.05r	12.10.05r         20.10.05r	1. Stosownie do art.231 Kpa, zgodnie z kompetencją, przekazano Dyrektorowi Zarządu Dróg Powiatowych w Suwałkach.   2. ZDP w Suwałkach uznał skargę z nieuzasadnioną i przedwczesną.
9	Skarga dotyczy remontu mostku na drodze gminnej na terenie Gminy Bakałarzewo oraz wypłaty odszkodowania za poniesione szkody.	11.10.05r	18.10.05r	14.10.05r	1. Stosownie do art. 231 Kpa Przekazano celem rozpatrzenia wg właściwości do Urzędu Gminy Bakałarzewo. Wójt Gminy Bakałarzewo pismem Nr RIG.4313/08/05 z dnia 25.10.2005r poinformował Starostwo, iż po przeprowadzonej wizji lokalnej stwierdzono, że bezpośrednią przyczyną podtapiania gruntów skarżącego są bobry, a nie ,,wysokie'' posadowienie przepustu na drodze dojazdowej.
10	Skarga dotyczy pozostawienia bez rozpatrzenia wniosku dotyczącego ustalenia odszkodowania za szkody będące następstwem udzielonego pozwolenia wodno-prawnego na piętrznie wody na rzece Szeszupa w Rutce Tartak	12.10.05r	19.10.05r	18.10.05r	Stosownie do art. 65 i art. 37 Kpa przekazano do Wojewody Podlaskiego w/g właściwości. Wojewoda Podlaski w dniu 21 listopada 2005r wydał postanowienie w którym nie podzielił zarzutów skarżących.
12	Skarga na działalność Starosty Suwalskiego	13.10.05r	14.11.05r	30.11.05r	Rada Powiatu w Suwałkach Uchwałą Nr XXXVII/227/05 z dnia 29 listopada 2005r uznała skargę za bezzasadną. Odpowiedź przesłana została skarżącemu przy piśmie Nr BRP.0551/5/05 z dnia 30 listopada 2005r.

 

II. Wnioski

 

Numer wniosku w rejestrze	Przedmiot wniosku	Data wpływu	Termin zalatwienia	Data wysłania zawiado-mienia	Sposób załatwienia
5.	Wniosek dotyczył  pomocy w  otrzymaniu transportu na rehabilitację	05.05.05r	06.06.05r	18.05.05r	Pismo informujące o zasadach przewozu osób niepełnosprawnych ( w załączeniu Uchwała Rady Powiatu w sprawie zsad przewozu osób niepełnosprawnych oraz wysokości opłat za te usługi).
11.	Wniosek w sprawie przebudowy i modernizacji drogi powiatowej nr 1132B Błaskowizna-Udziejek-Gulbieniszki.	13.10.05r	13.11.05r winno być 14.11.05r	28.10.05r	Pismo informujace o kosztach  inwestycji oraz możliwościach Powiatu   w  tym zakresie.

 

            Po przeanalizowaniu terminów związanych z rozpatrywaniem skarg i wniosków wpływających do Starostwa Powiatowego w Suwałkach stwierdza się:

-         przekroczenie o 7 dni terminu rozpatrzenia skargi zarejestrowanej pod nr 7.

Stosownie do wyjaśnień, ze względu na 1 dzień różnicy pomiędzy terminem rozpatrzenia skargi a planowaną sesją Rady Powiatu w Suwałkach nie informowano stron o niezałatwieniu sprawy w terminie.  

W każdym przypadku, gdy rozpatrzenie skargi nie może nastąpić w terminie wynikajacym z art. 237 § 1 Kpa, działając w oparciu o art 36 Kpa należy infomować o powyższym skarżącego, jednocześnie wyznaczając nowy termin rozpatrzenia skargi i podając przyczyny zwłoki.

 

 

4

-         przekroczenie o 15 dni terminu rozpatrzenia skargi zarejestrowanej pod nr 12.

Ustalono, że przekroczenie terminu spowodowane było koniecznością przprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz realizacją przyjętego harmonogramu obrad Rady Powiatu w Suwałkach. Stosownie do art. 36 § 1 Kpa pismem nr BRP.0551/5/05 z dnia 27.10.2005r  zawiadomiono skarżącego o przedłużeniu terminu rozpatrzenia skargi do dnia  30.11.2005r.

-         przekroczenie terminu o którym mowa w art 231 Kpa przy przekazaniu skarg do załatwienia właściwym organom w odniesieniu do skarg zarejestrowanych pod  nr 7 i 8.

Zgodnie z art. 231 Kpa organ, który otrzymał skargę a nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie, nie później niż w terminie siedmiu dni przekazć ją właściwemu rganowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego, albo wskazując mu właściwy organ.

-         nieznaczne rozbieżności w  5 przypadkach( pozycje w tabelach 2,3,6,7,11), w ustaleniu terminu do załatwienia skargi.

Terminy rozpatrzenia skarg i wniosków należy ustalać zgodnie  z art. 57 Kpa.

 

Pozostałe skargi i wnioski zostały rozpatrzone terminowo, bez zbędnej zwłoki.

 

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono.

Informacji podczas kontroli udzielała xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx - zatrudniona na stanowisku d/s obsługi zarządu powiatu i informacji publicznej.

 

            Sekretarza Powiatu pełniącego funkcję Naczelnika Wydziału Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Suwałkach powiadomiono o prawie zgłaszania w ciągu 3 dni od daty podpisania niniejszego protokołu pisemnych zastrzeżeń i wyjaśnień zgodnie z § 12 Uchwały Nr XXXI/44/2000 Zarządu Powiatu w Suwałkach z dnia 19 maja 2000 roku w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

            Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręczono Sekretarzowi Powiatu pełniącemu funkcję Naczelnika Wydziału Organizacyjnego.

 

Kontrolę odnotowano w książce kontroli Starostwa Powiatowego w Suwałkach pod poz. 3.

 

 

Suwałki, dnia 30 marca 2006 r.

 

 

             Kontrolujący:                                                  Za jednostkę kontrolowaną:                                                    

                                                                                               

/-/ A. Łapińska                                     /-/ Cezary Grzegorz Zwoliński

 (inspektor d/s kontroli wewnętrznej)                        (Sekretarz Powiatu pełniący funkcję

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego)                                                                                                 5