PROTOKÓŁ

 

kontroli problemowej przeprowadzonej w Wydziale Finansowo-Budżetowym Starostwa Powiatowego w Suwałkach.

 

 

                   Kontrolę przeprowadził audytor wewnętrzny Alina Łapińska, na podstawie upoważnienia Zarządu Powiatu w Suwałkach Nr ORG.IV-0114-24/07 z dnia 19.04.2007r.

Kontrola została przeprowadzona  w dniach od 23 kwietnia 2007r. do 25 maja 2007r., z wyłączeniem dni: 30.04.- 04.05.2007r.  i 16-18.05.2007r.

 

Kontrola obejmowała 5% wydatków poniesionych przez Starostwo Powiatowe w Suwałkach, w 2006 roku z uwzględnieniem przestrzegania procedur kontroli finansowej.

 

Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli

 

1. Ustawa z dnia 5 czerwca 1998r samorządzie powiatowym (Dz. U. Nr 91, poz. 578 ze zm.),
2. Ustawa z dnia 26 listopada 1998r o finansach publicznych (Dz. U.z 2003r, Nr 15, poz. 148 z późn. zm.),
3. Ustawa z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (Dz.U. z 2002r, Nr 76, poz. 694 z późn. zm.),
4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych(Dz.U. Nr 153, poz. 1752 z późn. zm.),
5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 września 2004r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 209, poz. 2132 z późn. zm.),
6. Uchwała Nr CXXXVIII/313/06 Zarządu Powiatu w Suwałkach z dnia 17 października 2006 roku w sprawie zasad przeprowadzania kontroli.

 

Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach:                          str.

1. Ustalenia ogólnoorganizacyjne                                                                            1
2. Ustalenia szczegółowe                                                                                       2
3. Ustalenia końcowe                                                                                            8

 

 

 

1. USTALENIA OGÓLNOORGANIZACYJNE

1. Dane ogólne

1. Kierownikiem Starostwa Powiatowego w Suwałkach jest Pan Szczepan Ołdakowski Starosta Suwalski. Wybór Starosty nastąpił uchwałą nr I/4/02 Rady Powiatu w Suwałkach z dnia 18 listopada 2002 roku i uchwałą nr I/5/06 Rady Powiatu w Suwałkach z dnia 23 listopada 2006 roku.

                  

2. Wydziałem Finansowo-Budżetowym kieruje Skarbnik Powiatu Pani Elżbieta Nikonowicz. Powołana na to stanowisko uchwałą nr III/10/98 Rady Powiatu Suwalskiego z dnia 17 grudnia 1998 roku w sprawie powołania Skarbnika Powiatu.

Sprawy księgowe w zakresie wydatków Starostwa prowadzi Pani Ewa Kamińska zatrudniona na podstawie umowy o pracę od dnia 01.03.1999r.

 

3. Ostatnia kontrola Wydziału Finansowo-Budżetowego Starostwa Powiatowego w Suwałkach oraz Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Suwałkach była przeprowadzona w kwietniu 2007r. przez Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji celowej z budżetu państwa przekazanej w 2006r.  i przeznaczonej na dofinansowanie działalności bieżącej ośrodka inetrwencji kryzysowej oraz dofinansowanie ośrodka wsparcia.

 

4. Na podstawie Załącznika Nr 8 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego wynika, że obecnie w skład Starostwa wchodzi 66 stanowisk pracy (oprócz kierownictwa). Na dzień kontroli w Wydziale  Finansowo-Budżetowym zatrudnionych było 8 pracowników.

 

 

2. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE

 

1. Kontrolą objęto posiadane przez jednostkę uregulowania wewnętrzne składajace się na zasady(politykę) rachunkowości.

 

Praca Wydziału Finansowo-Budżetowego oparta jest o przepisy prawa oraz następujące dokumenty wewnętrzne:

➢       Zakładowy plan kont ustalony Zarządzeniem Starosty Suwalskiego Nr 18/04 z dnia 9 czerwca 2004r.

Wraz upływem czasu oraz zmianą przepisów prawa i uregulowań wewnętrznych wprowadzono dwie zmiany do zakładowego planu kont: Zarządzaniem Nr 34/05 Starosty Suwalskiego z dnia 29 września 2005r. i Zarządzeniem Nr 46/06 Starosty Suwalskiego z dnia 27 października 2006r.

➢       Instrukcja w sprawie systemu funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach ustalona Zarządzeniem Nr 19/02 Starosty Suwalskiego z dnia 12 czerwca 2002r.

Do instrukcji wprowadzono cztery zmiany: Zarządzeniem Nr 5/03 Starosty Suwalskiego z dnia 3 lutego 2003r., Zarządzeniem Nr 16/03 Starosty Suwalskiego z dnia 5 maja 2003r., Zarządzeniem Nr 28/05 Starosty Suwalskiego z dnia 30 sierpnia 2005r., Zarządzeniem Nr 54/06 Starosty Suwalskiego z dnia 29 listopada 2006r.

Powyższa instrukcja i jej kolejne zmiany opracowane były na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości. Dokumenty te, nie uwzględniają wszystkich procedur, jakie jednostka winna posiadać w formie pisemnej. Zapis art. 47 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 z późn.zm) również obliguje do opracowania określonych uregulowań wewnętrznych. Odnosi się to, do procedur kontroli finansowej a przede wszystkim do:

- wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,

- pobierania i gromadzenia środków publicznych,

- trybu postępowania w zakresie zamówień publicznych (zarówno w trybie ustawy jak i spoza ustawy),

- zwrotu środków publicznych,

Ustalając procedury kontroli finansowej należy wziąć pod uwagę ,,Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych'', ogłoszone komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003r. (Dz.Urz.Min.Fin. Nr 3, poz. 13).

 

W Instrukcji w sprawie systemu funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w pkt. 5 ppkt 3 lit ,,b'' zapisano, że za prawidłowy uważa się dowód księgowy ,, sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez odpowiedzialnych pracowników oraz na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione''. W pkt. 10 zapisano ,,Dokonanie sprawdzenia pod względem merytorycznym należy do obowiązków pacowników odpowiedzialnych za określony odcinek działalności wynikającej ze struktury organizacyjnej Starostwa Powiatowego.''        i dalej, w pkt. 12 ,,Dokonanie sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym należy do obowiązków pracowników komórki finansowo-księgowej.''.

Gromadzone dowody księgowe sprawdzane są pod względem merytorycznym, formalnym                       i rachunkowym. Pod względem merytorycznym dokumenty sprawdzają wicestarosta, sekretarz, naczelnicy wydziałów i niektóre samodzielne stanowiska. Pod względem formalnym i rachunkowym dokumenty sprawdza pracownik(zawsze ten sam) Wydziału Finansowo-Budżetowego. Z cytowanych wyżej zapisów wynika, że osoby dokonujące sprawdzenia dowodów winny być do tego upoważnione. Sprawdzone wyrywkowo zakresy trzech osób nie zwierają upoważnienia do tego rodzaju kontroli. O ile można przyjąć, że upoważnienie naczelników wynika z ogólnego upoważnienia zawartego w § 20 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego, to pracownika Wydziału Finansowo-Budżetowego należy do tych czynności upoważnić poprzez zapis np. w zakresie czynności.

 

➢       Instrukcja kasowa wprowadzona Zarządzeniem Nr 21/99 Starosty Powiatu Suwalskiego z dnia 14 października 1999r.

W §  3 pkt. 1-3 podane są wielkości jednostek pieniężnych przenoszenie, których jest możliwe pieszo przez kasjera (od 0,5 do 1,5 j.o.), lub transportowane mogą być odpowiednim samochodem (zapisano, że do 5 j.o. samochodem nie przystosowanym do tego celu, powyżej 5 j.o. ,,ochronę transportu należy zlecić wyspecjalizowanej firmie'').

 

Podane w Instrukcji kasowej wielkości jednostek obliczeniowych są niezgodne z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U.Nr 129, poz. 858, z późn. zm.)

 

W § 6 rozporządzenia uregulowany został sposób transportu wartości pieniężnych:

,,1. Transport wartości pieniężnych nie przekraczających 1 jednostki obliczeniowej (tj.120-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał – na podstawie cyt. rozporządzenia), może być wykonywany pieszo, jeżeli użycie pojazdu mechanicznego nie jest uzasadnione ze względu na odległość dzielącą  jednostkę, w której wartości pieniężne są pobierane, od jednostki, do której są transportowane, a do przenoszenia wartości pieniężnych używa się odpowiedniego zabezpieczenia technicznego.

2. W przypdku, gdy przenoszone wartości pieniężne przekraczają 0,3 jednostki obliczeniowej, osoba transportująca jest chroniona przez co najmniej jednego pracownika ochrony, który może być nie uzbrojony.

§ 7.1. Wartości pieniężne większe niż 1 jednostka obliczeniowa transportuje się pojazdami specjalnymi lub przystosowanymi.''

 

➢       Instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 18/02 Starosty Suwalskiego z dnia 12 czerwca 2002r.

 

                   W omawianych wyżej uregulowaniach wewnętrznych opisujących przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości brak jest (w stosunku do wymagań atr.10 ust.1 ustawy o rachunkowości ) następujących elementów:

1. określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
2. metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,
3. opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów,
4. wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
5. aktualnego wykazu programów rachunkowości informatycznej, z podaniem wersji oprogramowania, daty rozpoczęcia użytkowania i pisemnym stwierdzeniem dopuszczenia przez jednostkę oprogramowania do eksploatacji,

 

 

                   Wydział Finansowo-Budżetowy użytkuje następujące programy komputerowe:

• program ,,Symfonia - Płace'' do naliczania wynagrodzeń – do tego programu Wydział psiada kartę rejestracyjną programu i umowę licencyjną z Firmą ,,ALTKOM MATRIX'',
• program ,,Płatnik'' do naliczania składek na ubezpieczenie społeczne - program przekazany nieodpłatnie przez ZUS,
• program finansowo-księgowy ,,PerseusFK'' do prowadzenia pełnej księgowości – Wydział posiada dokument przyznający nieograniczone czasowo prawo użytkowania programu,
• program antywirusowy ,,NOD32'' -  posiada licencję do 04.05.2007r.,
• jest użytkownikiem ,,Systemu Zarządzania Budżetami Jednostek Samorządu Terytorialnego Bestia'' służącego do zarządzania finansami jednostki - autorskie prawa majątkowe należą do Skarbu Państwa- Ministerstwa Finansów.

Wydział posiada dokument zatytułowany: ,,Protokół dopuszczenia programów komputerowych wraz ze zmianami w Starostwie Powiatowym w Suwałkach'' podpisany przez Starostę Beatę Henrykę Ordonowską. Dokument na podstawie art. 10 ust.1, pkt 3 lit. ,,a'' dopuszcza do użytkowania programy konputerowe:,,ProFINN'', ,,Płace'', ,,Płatnik". Dokument nie jest opatrzony datą, ani nie ustala daty dopuszczenia programów do użytkowania.

Programu komputerowego ,,ProFINN'' jednostka nie użytkuje od stycznia 2005r.

            Wydział posiada zasady ochrony danych osobowych wprowadzone Zarządzeniem nr 41/04 Starosty Suwalskiego z dnia 29 października 2004r. w sprawie ustalenia instrukcji określających sposób zarządzania systemami informatycznymi. Od kwietnia 2007 roku obowiązuje Zarzdzenie Nr 27/07 Starosty Suwalskiego z dnia 23 kwietnia 2007r. wsprawie ustalenia instrukcji określających sposób zarządzania systemami informatycznymi. Zarządzenie zostało wydane na podstawie art. 3 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz   § 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i sysytemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. Nr 100, poz. 1024).

Instrukcję zarządzania systemami informatycznymi Wydziału Finansowo-Budżetowego zawiera Załącznik Nr 3 do Zarządzenia . 

Powyższy dokument odnosi się do ochrony danych osobowych. Nie ma natomiast, w obecnych uregulowaniach wewnętrznych ustalonego systemu zasad ochrony danych rachunkowości utrwalonych na nośnikach komputerowych o czym mowa w art. 71 ustawy o rachunkowości. Jest to kwestia właściwego zapisu w dokumencie już istniejącym lub nowym, ponieważ faktycznie tworzone kopie bezpieczeństwa na podstawie w/w omawianego zarządzenia zawierają nie tylko dane osobowe, ale całość zbiorów tworzących ksiegi rachunkowe na komputerach.

 

Ponadto uregulowania wewnętrzne jednostki nie zawierają:

–         zasad archiwizowania dokumentów związanych z przeprowadzaniem postępowania o zamówienia publiczne stosownie do art. 97 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz.177 z późn.zm.).

 

 

2. Kontrola dokumentów księgowych.

 

Dziennik obrotów Starostwa Powiatowego w Suwałkach wykazuje na koniec grudnia 2006r. zaksięgowanych 15070 pozycji.

 

                   Sprawdzono wyrywkowo wydatki z miesiąca czerwca 2006r. na łączną kwotę 351.905,05 zł.

 

Badając dowody księgowe sprawdzono przestrzeganie procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, w tym również, czy dowód:

 

1. został poddany kontroli formalno-rachunkowej;
2. przeprowadzono kontrolę merytoryczną danej operacji;
3. zawiera wszystkie wymagane załączniki;
4. posiada numer identyfikacyjny nadany w sposób przyjęty w jednostce;
5. był poprawiany, a jeśli tak, to czy zrealizowano to zgodnie z zasadami opisanymi w ustawie o rachunkowości;
6. został zatwierdzony przez upoważnione osoby;
7. posiada poprawną dekretację księgową,
8. posiada informację o ujęciu w księgach inwentarzowych lub o zrealizowaniu usługi.

 

 

Lp.	Nr dokumentu-poz. dziennika obrotów	Data	Tytułem	Kwota	Paragraf
1	372/4 - 6256	01-06-06	ubezpieczenie komunikacyne sam.służb.-I rata	253,00	4430
2	374/4-6344-6347	05-06-06	podatek dochodowy za V 2006	9.484,00 110,00 383,00 8.978,00 13,00	w tym: 02002-4010 75011-4010 75020-4010 75020-4410
3	374/8-6357-6359	05-06-06	zakup odkurzacza	1.135,00	4210
4	377/2-16-6381	07-06-06	ekwiwalent za wyłączenie gruntów z upraw rolnych	12.866,80	3030
5	378/1-6386	08-06-06	koszty eksploatacyjne w bud. przy ul. Noniewicza 10	17.748,46	4300
6	378/2-6387-6388	08-06-06	opł. fakt. za dowody rejestrac.,karty pojazdu.,	6.424,54	4210
7	380/4-6412	09-06-06	opł. fakt. za dowody rejestrac.,karty pojazdu.,	2.095,03	4210
8	380/6-6415-6416	09-06-06	podłączenie do monitoringu bud.przy ul Świerkowej 60	732,00	6050
9	380/9-6418	09-06-06	za udział w szkoleniu	265,00	4300
10	385/1-6427	13-06-06	koszty organizacji imprezy ,,Podlaskie gminy wiejskie w Warszawie''	800,64	4300
11	385/2-6428	13-06-06	zakup przenośnej pamięci PenDrive	274,89	4210
12	386/2-6447	14-06-06	przesyłki pocztowe	4.614,70	4300
13	386/3-6448	14-06-06	za dowody rejestracyjne UE i karty pojazdu	1.541,02	4210
14	387/1-6545-6546	16-06-06	montaż systemu monitoringu oraz urządzeń do rejestracji i archiwizacji obrazu w pomieszczeniu serwerowni, w wyremontowanej części bud. przy ul. Świerkowej 60	26.170,28	6050
15	388/3	20-06-06	rata odsetkowa od kredytu inwestycyjnego	5.431,30	8070
16	388/6-6585	20-06-06	za tablice rejestracyjne	1.869,93	4300
17	388/7-6586	20-06-06	faktura za paliwo	560,39	4210
18	388/9-6588	20-06-06	za wtórnik tablicy rejestracyjnej	94,68	4300
19	391/2-6665	21-06-06	za tablice rejestarcyjne	13.184,19	4300
20	391/3-6666	21-06-06	odsetki od kredytu inwestycyjnego	10.179,75	8070
21	391/4-6667	21-06-06	za energię cieplną w bud .przy ul. Świerkowej 60 za maj 2006r.	5.836,30	4260
22	391/5-6668	21-06-06	opł fakt. za dowody rejestracyjne, karty pojazdu, nalepki	5.233,92	4210
23	394/5-6750	21-06-06	za usługi telekomunikacyjne/kwiecień, maj,czerwiec/	4.870,09	4300
24	394/8-6753	23-06-06	za usługi telekomunikacyjne/abonament -czerwiec, połączenia -maj/	704,07	4300
25	394/10-6755	23-06-06	za szkolenie	350,00	4300
26	394/6-6751	23-06-06	za usługi telekomunikacyjne /abonament -czerwiec, połączenia -maj/	1.304,88	4300
27	395/5-6763-6767	26-06-06	wypłata wynagrodzeń za m-c czerwiec	85.439,54 84.337,85 1.101,69	w tym: 4010 4110
28	396/2-6782	27-06-06	opłata za tablice rejestracyjne	17.042,40	4300
29	396/4-6788	27-06-06	opł fakt. za dowody rejestracyjne UE, karty pojazdu, krajowe prawo jazdy UE	3.697,77	4210
30	396/7-6791	27-06-06	opł fakt. za dowody rejestracyjne UE, karty pojazdu, krajowe prawo jazdy UE	919,28	4210
31	396/8-6792	27-06-06	umowa zlecenie nr WFB.I.311/60/06	1.300,00	4170
32	396/15-6799	27-06-06	zakup monitora	465,00	4210
33	396/16-6800	27-06-06	zakup gwoździ do sztandaru	301,00	4210
34	396/18-6801	27-06-06	zakup wieńca pogrzebowego	240,00	4210
35	396/21-6806	27-06-06	naprawa chłodziarki	160,00	4270
36	396/23-6807	27-06-06	wypłata stypendium	150,00	3240
37	398/5-6823	28-06-06	opł fakt. za dowody rejestracyjne UE, karty pojazdu, krajowe prawo jazdy UE	1.858,08	4210
38	398/7-6826	28-0606	za przeprowadzone rozmowy telefoniczne (za pośrednictwem centrali wewnętrznej)	791,04	4300
39	398/11-6831	28-06-06	abonament za tel. komórkowy	146,40	4300
40	398/12-6837	28-06-06	abonament za tel. komórkowy	146,40	4300
41	400/2-6841-6842	29-06-06	zakup materiałów biurowych	2.039,40	4210
42	400/4-6847	29-06-06	zakup materiałów biurowych	747,27	4210
43	402/5-6860-6872	30-06-06	składki na ubezpieczenie społeczne	60.376,90 27.589,72 4.428,81 28.358,37	w tym: 4010 4040 4110
44	402/7-6873-6871	30-06-06	podatek dochodowy za VI	12.757,00	4010
45	402/8-6878-6883	30-06-06	składki na ubezpieczenie społeczne za VI	12.683,54	4010
46	402/9-6884	30-06-06	opł fakt. za dowody rejestracyjne, karty pojazdu, nalepki	10.234,73	4210
47	RK6/06 406/55-6953	30-06-06	wypłata diet radnym	6.164,44	3030
48	RK6/06 406/13,62-6944	30-06-06	okulary korekcyjne i ekwiwalent za pranie odzieży	220,00	3020
			Razem:	351.905,05

 

 

                   Na koniec 2006 roku wydatki wykonane wynosiły 6.762.634,96 zł. Sprawdzone wydatki stanowią  5,2% wydatków wykonanych.

 

Poddane kontroli dokumenty przechowywane są w segregatorach wg numeracji narastającej od nr 372 do 444, zaksięgowane w dzienniku obrotów od nr 6242 do nr 7415. Na dokumentach znajdują się podpisy osób sprawdzających pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym, sposób ujęcia dokumentu w księgach oraz klasyfikacja budżetowa. Dokumenty  zatwierdzone są do wypłaty przez Skarbnika i Starostę Powiatu Suwalskiego. Posiadają pieczęć dotyczącą zamówień  publicznych,   zapłacono  gotówką/przelewem.  Na  odwrocie dokumenty są opisane wskazując cel zakupu lub przeznaczenie. Dokumenty posiadają informację o ujęciu w księgach inwentarzowych (poz. 374/8 – zakupiony odkurzacz, poz.396/15 – zakupiony monitor).

Na wyciągach bankowych  – wskazuje się miesiąc ujęcia dokumentów w księgach rachunkowych (stosownie do art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości)  poprzez wpisanie całej daty.

 

Przed wydatkowaniem środków pracownicy składają wniosek do Starosty Suwalskiego o wyrażenie zgody na dokonanie wydatku/zaciągnięcie zobowiązań. Skarbnik dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej z planem finansowym. Wnioski te nie są dołączone do dokumentów księgowych odzwierciedlających dokonanie operacji gospodarczej, więc praktycznie nie jest udokumentowana wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Obowiązek ich wypełniania nie wynika z uregulowań wewnętrznych.

                  

                   Faktury wpływające do jednostki nie posiadają daty wpływu, co może rodzić nieporozumienia związane z terminowością zapłaty należności z nich wynikających. Zgodnie  z § 6 ust. 12 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatów (Dz.U. Nr 112, poz. 1319) ,,na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się .... pieczątkę określającą datę otrzymania''.

 

                   Listy płac sporządzane są w programie ,,Symfonia Płace 2.80.a''. Podpisane są przez osobę sporządzającą , Skarbnika Powiatu, Starostę oraz zatwierdzone pod względem merytorycznym przez Sekretarza Powiatu. Przechowywane są oddzielnie od pozostałych dokumentów księgowych. Kwota wynagrodzeń wypłaconych pod poz. 395/5 znajduje swoje odbicie w listach płac nr 52-55 z miesiąca czerwca 2006r. Wyrywkowo sprawdzono poprawność ujętych w listach płac wynagrodzeń 5 osób. Kwoty te są zgodne z przyznanymi pracownikom wynagrodzeniami. Ponadto sprawdzono podstawę wypłacenia kwoty 60.376,90 zł składki na ubezpeczenie społeczne. Kwota naliczona jest w programie ,,Płatnik wer. 6.04.001'' i ujęta w deklaracji ZUS DRA 01.06.2006 za miesiąc czerwiec 2006r.

                   Dowody księgowe dotyczące wydatków Starostwa, funduszy celowych, dochodów Skarbu Państwa posiadają własną, odrębną, numerację i kompletowane są w oddzielnych zbiorach. Dowody te ujmowane są na jednym dzienniku. Pojedyńcze dowody księgowe posiadają wskazanie pozycji pod którą zostały ujęte w dzienniku. Na wyciągach bankowych wskazano pozycje od ... do... pod którymi zostały ujęte w dzienniku. Księgowanie dowodów prowadzone było przez kilka osób w różnym czasie i w zwiazku z tym, dokumenty ujmowano w urządzeniach księgowych       niechronologicznie (Załącznik Nr 1 do protokołu kontroli). Zgodnie z art. 14 ust.1 o rachunkowości,  dziennik winien zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń gospodarczych.

Ponadto księgowane dokumenty oznaczane są literami np. B, M, Z. Stosowany sposób oznaczania dokumentów księgowych - nie wynika z regulacji wewnętrznych. 

 

3. USTALENIA KOŃCOWE

 

                   Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Integralną część protokołu kontroli stanowią następujące załączniki:

Nr 1 – kserokopie fragmentów dzinnika obrotów z miesiąca czerwca i grudnia 2006r.

 

                   Kierownika kontrolowanegoWydziału Panią Elżbietę Nikonowicz Skarbnika Powiatu Suwalskiego poinformowano o przysługującym jej z mocy przepisów § 19 Zasad przeprowadzania kontroli, stanowiących załącznik Nr 1 do Uchwały Nr CXXXVIII/313/06 Zarządu Powiatu w Suwałkach z dnia 17 października 2006r., prawie zgłoszenia w ciągu siedmiu dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.

 

                   Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących  egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń. Jeden egzemplarz protokołu wręczono Skarbnikowi Powiatu.

                  

                   Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli jednostki pod poz. 7/2007r.

 

 

Suwałki, 29 maja 2007r.

 

 

          Za jednostkę kontrolowaną:                                                  Kontrolujący:

 

                   SKARBNIK POWIATU                                  

 

                    /-/ Elżbieta Nikonowicz                                      /-/ A. Łapińska

            ......................................                                             ...........................................

              ( Skarbnik  Powiatu)                                                     (Audytor wewnętrzny)