AKW.0913-1/09

 

 

 

PROTOKÓŁ

 

 

kontroli problemowej przeprowadzonej w Wydziale Finansowo-Budżetowym Starostwa Powiatowego w Suwałkach.

 

 

                   Kontrolę przeprowadził audytor wewnętrzny Alina Łapińska, na podstawie upoważnienia Zarządu Powiatu w Suwałkach Nr ORG.IV-0114-13/09 z dnia 16.02.2009r. Kontrola została przeprowadzona  w dniach od 26 lutego do 18 marca 2009r.

 

Kontrola obejmowała: sprawdzenie przestrzegania procedur kontroli finansowej, na podstawie kontroli 5% wydatków poniesionych przez Starostwo Powiatowe w Suwałkach w 2008 roku oraz wykonanie zaleceń pokontrolnych.

 

Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach:                          str.

1. Ustalenia organizacyjne                                                                                      1
2. Ustalenia szczegółowe                                                                                       2

1. zasady(polityka) rachunkowości                                                                     2

2. wydatki budżetowe                                                                                        3

3. realizacja zaleceń pokontrolnych                                                                    4

3. Ustalenia końcowe                                                                                            5

 

 

I. USTALENIA ORGANIZACYJNE

 

1. Dane ogólne

 

1. Kierownikiem Starostwa Powiatowego w Suwałkach jest Pan Szczepan Ołdakowski Starosta Suwalski. Wybór Starosty nastąpił uchwałą nr I/4/02 Rady Powiatu w Suwałkach z dnia 18 listopada 2002 roku i uchwałą nr I/5/06 Rady Powiatu w Suwałkach z dnia 23 listopada 2006 roku.

                  

2. Wydziałem Finansowo-Budżetowym kieruje Skarbnik Powiatu Pani Elżbieta Olejnik - powołana uchwałą nr III/10/98 Rady Powiatu Suwalskiego z dnia 17 grudnia 1998 roku w sprawie powołania Skarbnika Powiatu.

Sprawy księgowe w zakresie wydatków Starostwa prowadzi Pani Ewa Kamińska zatrudniona na podstawie umowy o pracę od dnia 01.03.1999r.

 

3. Ostatnia kontrola  Starostwa Powiatowego w Suwałkach była przeprowadzona w 2008 roku przez Regionalną Izbę Obrachunkową Oddział w Suwałkach. Zakres kontroli obejmował gospodarkę finansową w 2007 roku.

 

 

 

 

 

II. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE

 

1. Zasady(polityka) rachunkowości

 

Obecnie obowiązują wprowadzone w 2007 i 2008 roku następujące akty prawa wewnętrznego regulujące zasady rachunkowości jednostki:

 

1. Zarządzenie Nr 41/07 Starosty Suwalskiego z dnia 12 lipca 2007 roku w sprawie ustalenia instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.

Zarządzenie Nr 60/07 Starosty Suwalskiego z dnia 6 grudnia 2007 roku w sprawie zmiany zarządzenia dotyczącego instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach. Zarządzenie Nr 35/2008 Starosty Suwalskiego z dnia 29 września 2008 roku zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach. Zarządzenie Nr 36 Starosty Suwalskiego z dnia 29 września 2008 roku zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w  Starostwie Powiatowym w Suwałkach ( dotyczy przechowywania i archiwizowania dowodów księgowych dotyczących Projektu A0340d2 PARTNERSTWO NA RZECZ ROZWOJU ,, Wchodzenie, utrzymanie, powrót na rynek pracy osób po chorobie psychicznej'').

 

2. Zarządzenie Nr 42/07 Starosty Suwalskiego z dnia 12 lipca 2007 roku w sprawie ustalenia instrukcji inwentaryzacyjnej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach. 

Zarządzenie Nr 61/07 z dnia 6 grudnia 2007 roku w sprawie zmiany zarządzenia dotyczącego ustalenia instrukcji inwentaryzacyjnej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.

Zarządzenie Nr 27/08 Starosty Suwalskiego z dnia 20.08.2008 roku w sprawie zmiany instrukcji inwentaryzacyjnej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.

 

3. Zarządzenie Nr 43/07 Starosty Suwalskiego z dnia 12 lipca 2007 roku w sprawie Instrukcji gospodarki kasowej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach i Zarządzenie Nr 62/07 Starosty Suwalskiego z dna 6 grudnia 2007 roku w sprawie zmiany zarządzenia dotyczącego Instrukcji gospodarki kasowej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.

Zarządzenie Nr 34/2008 Starosty Suwalskiego z dnia 29 września 2008 roku zmieniające zarządzenie w sprawie Instrukcji  gospodarki kasowej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.

 

4. Zarządzenie Nr 33/2008 Starosty Suwalskiego  z dnia 29 września 2008 roku w sprawie wprowadzenia do stosowania systemu informatycznego przetwarzania danych dla prowadzenia ksiąg rachunkowych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.

Zał. Nr 1 - Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych.

Zał. Nr 2 - Opis systemu danych i ich zbiorów, w tym: dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonania w nich zapisów.

 

5. Zarządzenie Nr 23/08 Starosty Suwalskiego z dnia 30 czerwca 2008 roku w sprawie ustalenia zakładowego planu kont dla budżetu powiatu suwalskiego oraz dla jednostki budżetowej Starostwa Powiatowego w Suwałkach.

 

Do okazanych uregulowań wewnętrznych zastrzeżeń nie wnosi się.

 

 

2. Wydatki.

 

            Wydatki wykonane w 2008 roku przez Starostwo Powiatowe w Suwałkach, wynosiły

4 850 112,68 zł i wydatki PIW EQUAL 757 696,77 zł.

 

2.1. Okazane do kontroli dokumenty dotyczące wydatków bieżących Starostwa Powiatowego w Suwałkach przechowywane są w segregatorach oznaczonych:

WB.3121 ,, Dowody księgowe księgowości budżetowej'' 2008 r. - wrzesień/ październik od nr 1318 do nr 1389; październik od nr 1390 do nr 1490  i październik/listopad od nr 1491 do nr 1560.

 

Badając dowody księgowe sprawdzono przestrzeganie procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych.

Kontrolę przeprowadzono metodą reprezentatywną wybierając z całej zbiorowości dokumentów określoną część (próbkę), na podstawie, której scharakteryzowano badaną całość.

Kontrolą objęto wydatki poniesione w jednostce w miesiącu październiku na kwotę 412 663,85 tj. 7,4% łącznych wydatków wykonanych w 2008 roku. Wykaz skontrolowanych dokumentów zawiera załącznik nr 1 do protokołu.

 

2.2. Wyciągi bankowe gromadzone są w w/w segregatorach z innymi dokumentami księgowymi. Opatrzone są podpisem księgowej dokonującej sprawdzenia poprawności wyciągu. Na pierwszej stronie wyciągu bankowego wpisane są numery dziennika obrotów zaksięgowanych dokumentów, które są załączone do tego wyciągu. Numeracja ta, pozwala na jednoznaczne powiązanie sprawdzanych i zatwierdzanych dowodów księgowych, o czym mowa w art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Przelewy dołączone do wyciągu posiadają dekretację, klasyfikację  budżetową i numer  dziennika obrotów. Faktury, których dotyczą te przelewy zaksięgowane są wcześniej na konto: 400/201.

Niektóre faktury znajdujące się pod wyciągami - dotyczące sporadycznych, jednorazowych  kontrahentów - płacone są bez księgowania na konto 201 ( 400/ 130) np. poz. 10639, 10851, 11004, 11167.

 

2.3. Skontrolowany raport kasowy Nr 10/2008 sporządzono za okres od 1 do 30 października. Dokumenty pod raportem posiadają poprawną dekretację, są zatwierdzone do wypłaty, sprawdzone w sposób ustalony  w regulacjach wewnętrznych, posiadają pieczątkę raport kasowy nr 10 poz. ....  z dnia. Strony raportu są podsumowane, wpisana jest ilość KP i KW. Raport podpisany jest przez osobę sporządzającą i sprawdzającą. Wpisane są pozycje księgowania opatrzone podpisem księgowej.

Zastrzeżeń do sporządzania raportu kasowego nie wnosi się.

 

2.4. Zakupione meble (poz. dz. obrotów. 10957) i komputer (poz. dz. obrotów 10850) wpisano do ksiąg inwentarzowych Starostwa; zakupiony czajnik (poz. 11379)  ujęto w ewidencji ilościowej. Osoba prowadząca w/w ewidencje umieściła tę informację na fakturach i opatrzyła swoim podpisem. 

 

2.5. Z badanej próby dowodów księgowych  wynika, że przeprowadzano wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków (np. składane są wnioski dotyczące zgody na zakup towarów;  na fakturach, poleceniach wyjazdu służbowego, listach wypłat, rachunkach, polisach itp. umieszczana jest pieczęć ,,wydatek zgodny z planem finansowym’’) – dokumenty posiadają pieczęci i podpisy osób uprawnionych.

Dokumenty źródłowe – faktury,  posiadają wymagane prawem a także, wynikające z uregulowań wenętrznych jednostki, podpisy i pieczątki, tj.: pieczęć zatwierdzającą do wypłaty zwierającą akceptację kierownika jednostki i podpis skarbnika. Ponadto są sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, posiadają pieczęć dot. zamówień publicznych,  zapłacono gotówką/przelewem; poprawną dekretację z podpisem księgowej. 

Zapis w § 12 ust. 3 Zarządzenia Nr 41/07 Starosty Suwalskiego z dnia 12 lipca 2007 roku w sprawie ustalenia instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach zobowiązuje do wyczerpującego opisu operacji gospodarczej, jeśli z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego. Na niektórych fakturach opisy są, jednak ich treść nie wyjaśnia powodu zakupu. Dotyczy to faktur zakupu art. Spożywczych, na przykład zaksięgowanych pod poz. 11142, 11315, 11380. Opis wymienionych faktur zawiera stwierdzenie ,, na potrzeby wydziału’’ i nie wnosi żadnych informacji o zdarzeniu gospodarczym. Należy zwracać uwagę opisującym faktury, aby bardziej precyzyjnie wyrażali cel zakupu.

 

 

Jednostka posiada regulacje wewnętrzne składające się na zasady (politykę) rachunkowości. Ustalony jest obieg i kontrola dokumentów księgowych. Dokonywana jest ocena celowości wydatku i sprawdzana możliwość finansowania.

Sposób wykonywania kontroli dokumentów księgowych nie nasuwa negatywnych uwag oraz świadczy o tym, że procedury kontroli finansowej są  wdrożone i działają.

 

 

3. Realizacja zaleceń pokontrolnych.

 

            Skarbnik pismem nr WFB.I.0912/2/08 z dnia 21.05.2008r. poinformował Zarząd Powiatu o realizacji zaleceń pokontrolnych.

 

W trakcie obecnej kontroli stwierdzono, że zrealizowane zostały wszystkie zalecenia w sposób następujący:

 

1. w zakresie uzupełnienia regulacji wewnętrznych:

a) Zarządzeniem Nr 35/2008 Starosty Suwalskiego z 29 września 2008 roku  zmieniającym zarządzenie w sprawie Instrukcji gospodarki kasowej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach:

- określono rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze,

- wprowadzając zapis w  Rozdziale 1a w/w zarządzenia, określono metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,

- określono miejsce przechowywania  księgi druków ścisłego zarachowania,

 

b) Zarządzeniem 34/2008 Starosty Suwalskiego z dnia 29 września 2008 roku zmieniającym zarządzenie w sprawie Instrukcji  gospodarki kasowej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach:

- zmieniono zapis w Instrukcji podając właściwą informację dotyczącą jednostki obliczeniowej wartości pieniężnych,

 

c) Zarządzeniem Nr 33/2008 Starosty Suwalskiego  z dnia 29 września 2008 roku w sprawie wprowadzenia do stosowania systemu informatycznego przetwarzania danych dla prowadzenia ksiąg rachunkowych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach:

- podano wersje oprogramowania rachunkowości informatycznej, datę rozpoczęcia użytkowania i pisemne stwierdzenie dopuszczenia przez jednostkę oprogramowania do eksloatacji,

 

d) odnośnie procedur ustawy Prawo zamówień publicznych podkreślono, że przyjęty sposób realizacji zamówień publicznych (zamówienia realizują poszczególne komórki organizacyjne) nie daje możliwości jednoznacznego wskazania osoby (stanowiska pracy) do dokonywania zapisu na dowodzie księgowym. Przyjęte w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Suwałkach zasady nakładają obowiązek przeprowadzania procedur zamówień publicznych na kierowników komórek organizacyjnych (naczelników), w związku z tym nie zmieniano uregulowań wewnętrznych. Zastosowana kontrola bieżąca dokumentów spowodowała, że na fakturach umieszczone były pieczątki i opisy dotyczące procedur zmówień publicznych wraz z podpisem pracowników realizujących zmówienie.

 

2.  w zakresie stosowania w praktyce ustaleń zawartych w uregulowaniach jednostki:

 

a) sprawdzony raport kasowy jest kompletnie wypełniony, zawiera wpisane ilości dowodów ,,KP'' i ,,KW'',

b) w zakresie chronologicznego księgowania dokumentów, w przypadku, gdy ksiegowań dokonuje kilka osób, zwrócono się do firmy ,,MAXIMAX'' o dostosowanie programu do potrzeb jednostki. Obecnie księgowanie dokumentów odbywa się z zachowaniem wymaganej ustawą o rachunkowości  chronologii, co potwierdzono okazanym wydrukiem zestawienia obrotów i sald za okres 1-30 października 2008 roku wykonanym w programie Perseus F/K (1.07 Linux).

c)  w zakresie kontroli pod względem formalnym i rachunkowym poleceń wyjazdu służbowego; z w/w pisma  wynika, że zwrócono uwagę pracownikom Wydziału na bardziej wnikliwe sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym, celem wyeliminowania nieprawidłowości.    Kontrolowana próba dokumentów pozwala stwierdzić, że nieprawidłowość wyeliminowano, polecenia wyjazdu służbowego sprawdzane były prawidłowo.

 

 

II. USTALENIA KOŃCOWE

 

                  

Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Integralną część protokołu kontroli stanowi załącznik:

 

Nr 1- tabela zawierająca wykaz skontrolowanych dokumentów dotyczących wydatków 2008 roku.

 

 

Informacji podczas kontroli udzielała:

 

Pani Ewa Kamińska                           inspektor    

 

                  

Kierownika kontrolowanego Wydziału Panią Elżbietę Olejnik - Skarbnika Powiatu Suwalskiego poinformowano o przysługującym jej z mocy przepisów § 19 Zasad przeprowadzania kontroli, stanowiących załącznik Nr 1 do Uchwały Nr CXXXVIII/313/06 Zarządu Powiatu w Suwałkach z dnia 17 października 2006r., prawie zgłoszenia w ciągu siedmiu dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole.

 

                   Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń. Jeden egzemplarz protokołu przekazano Skarbnikowi Powiatu. 

                   Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli Starostwa Powiatowego pod poz. 1/2009r.

 

 

Suwałki, 30 marca 2009r.

 

 

          Za jednostkę kontrolowaną:                                                  Kontrolujący:

 

SKARBNIK POWIATU                                   A  U  D  Y  T  O  R                         

                                                                                               WEWNĘTRZNY

                    /-/ Elżbieta Olejnik                                            /-/ A. Łapińska

            ......................................                                             ...........................................

              ( Skarbnik  Powiatu)                                                     (Audytor wewnętrzny)