Protokół kontroli problemowej przeprowadzonej w Wydziale Finansowo - Budżetowym Starostwa ...
PROTOKÓŁ
kontroli problemowej przeprowadzonej w Wydziale Finansowo-Budżetowym Starostwa Powiatowego w Suwałkach.
Kontrolę przeprowadził audytor wewnętrzny Alina Łapińska, na podstawie upoważnienia Zarządu Powiatu w Suwałkach Nr ORG.IV-0114-61/08 z dnia 01.02.2008r.
Kontrola została przeprowadzona w dniach od 06 do 29 lutego 2008r.
Kontrola obejmowała: sprawdzenie przestrzegania procedur kontroli finansowej, na podstawie kontroli 5% wydatków poniesionych przez Starostwo Powiatowe w Suwałkach w 2007 roku, kontrolę kasy,wykonanie zaleceń pokontrolnych.
Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli
- Ustawa z dnia 5 czerwca 1998r samorządzie powiatowym (Dz. U. Nr 91, poz. 578 ze zm.),
- Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 o finansach publicznych (Dz. U.z 2005r, Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.),
- Ustawa z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (Dz.U. z 2002r, Nr 76, poz. 694 z późn. zm.),
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych(Dz.U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.),
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.),
- Uchwała Nr CXXXVIII/313/06 Zarządu Powiatu w Suwałkach z dnia 17 października 2006 roku w sprawie zasad przeprowadzania kontroli.
Ustalenia kontroli zawarte zostały w kolejnych rozdziałach: str.
- Ustalenia ogólnoorganizacyjne 1
- Ustalenia szczegółowe 2
1.zasady(polityka) rachunkowości, 2
2.wydatki budżetowe, 4
3.kontrola kasy, 6
4.realizacja zaleceń pokontrolnych. 7
- Ustalenia końcowe 8
- USTALENIA OGÓLNOORGANIZACYJNE
1. Dane ogólne
1. Kierownikiem Starostwa Powiatowego w Suwałkach jest Pan Szczepan Ołdakowski Starosta Suwalski. Wybór Starosty nastąpił uchwałą nr I/4/02 Rady Powiatu w Suwałkach z dnia 18 listopada 2002 roku i uchwałą nr I/5/06 Rady Powiatu w Suwałkach z dnia 23 listopada 2006 roku.
2. Wydziałem Finansowo-Budżetowym kieruje Skarbnik Powiatu Pani Elżbieta Nikonowicz. Powołana na to stanowisko uchwałą nr III/10/98 Rady Powiatu Suwalskiego z dnia 17 grudnia 1998 roku w sprawie powołania Skarbnika Powiatu.
Sprawy księgowe w zakresie wydatków Starostwa prowadzi Pani Ewa Kamińska zatrudniona na podstawie umowy o pracę od dnia 01.03.1999r.
3. Ostatnia kontrola Starostwa Powiatowego w Suwałkach była przeprowadzona w 2007 roku przez NIK Delegaturę w Białymstoku w zakresie wprowadzania do obrotu wyrobów budowlanych.
4. Na dzień kontroli w Wydziale Finansowo-Budżetowym zatrudnionych było 9 pracowników, w tym 2,5 etatu w Referacie ds. rozliczeń finansowych PIW EQUAL.
- USTALENIA SZCZEGÓŁOWE
1. Zasady(polityka) rachunkowości
1.1.Stosownie do zaleceń ostatniej kontroli w zakresie 5% wydatków 2006r., opracowane zostały regulacje wewnętrzne składające się na zasady (politykę) rachunkowości. Obecnie obowiązują następujące akty prawa wewnętrznego:
- Zarządzenie Nr 41/07 Starosty Suwalskiego z dnia 12 lipca 2007 roku w sprawie ustalenia instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.
Zarządzenie Nr 60/07 Starosty Suwalskiego z dnia 6 grudnia 2007 roku w sprawie zmiany zarządzenia dotyczącego instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.
- Zarządzenie Nr 42/07 Starosty Suwalskiego z dnia 12 lipca 2007 roku w sprawie ustalenia instrukcji inwentaryzacyjnej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.
Zarządzenie Nr 61/07 z dnia 6 grudnia 2007 roku w sprawie zmiany zarządzenia dotyczącego ustalenia instrukcji inwentaryzacyjnej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.
- Zarządzenie Nr 43/07 Starosty Suwalskiego z dnia 12 lipca 2007 roku w sprawie Instrukcji gospodarki kasowej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach i Zarządzenie Nr 62/07 Starosty Suwalskiego z dna 6 grudnia 2007 roku w sprawie zmiany zarządzenia dotyczącego Instrukcji gospodarki Kasowej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.
- Zarządzenie Nr 57/07 z dnia 21 listopada 2007 roku w sprawie ustanowienia regulaminu pracy komisji przetargowej.
- Zarządzenie Nr 58/07 z dnia 29 listopada 2007 roku w sprawie ramowych procedur wydatków publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14000 euro.
1.2. Do opracowanych uregulowań wewnętrznych wnosi się następujące uwagi:
a) w Instrukcji kasowej w rozdz. 2 § 11 pkt 2 zapisano ,, Druki ścisłego zarachowania podlegają oznaczeniu (czyli numeracji) ... . Numeracji druków oraz ewidencji w książce druków ścisłego zarachowania przed ich wydaniem dokonuje kasjer i wyznaczony pracownik wydziału, któremu powierzono te obowiązki''.
W pkt 9 tego samego paragrafu zapisano: ,,Książka druków ścisłego zarachowania prowadzona i przechowywana jest w kasie i w wydziale właściwym d/s finansów publicznych''.
Książka druków ścisłego zarachowania przechowywana jest w kasie. Prowadzenie książki powierzono kasjerowi poprzez odpowiedni zapis w zakresie czynności.
W związku z powyższym należy skorygować zapis w uregulowaniach wewnętrznych dostosowując do faktycznego stanu.
W § 2 w/w Instrukcji gospodarki kasowej podano informację dotyczącą ustalenia jednostki obliczeniowej wartości pieniężnych, i zapisano: ,, – należy przez to rozumieć jednostkę pieniężną stanowiącą równowartość 2662,51 zł, ...''. Jest to błędnie przyjęte, ponieważ zgodnie z § 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne – jednostka obliczeniowa jest jednostką określającą dopuszczalny limit stale lub jednorazowo przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych wynoszącą 120-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał.
Po przeanalizowaniu zapisów, zawartych w wyżej wymienionych uregulowaniach wewnętrznych stwierdza się, że w stosunku do obowiązującego obecnie art.10 ustawy o rachunkowości należy je uzupełnić o:
- określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,
- podanie wersji oprogramowania rachunkowości informatycznej, datę rozpoczęcia użytkowania i pisemne stwierdzenie dopuszczenia przez jednostkę oprogramowania do eksploatacji.
W rozdz. 2 § 4 Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych wymienione są programy używane do prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej, jednak informację tę należy uzupełnić o w/w elementy.
Oprócz wyżej wymienionych aktów prawa wewnętrznego w zakresie gospodarki finansowej obowiązuje:
- Zarządzenie Nr 18/04 Starosty Suwalskiego z dnia 9 czerwca 2004 roku w sprawie zakładowego planu kont dla Starostwa Powiatowego w Suwałkach zarządzenia zmieniające plan: nr 34/05 z dnia 29 września 2005 r., nr 46/06 z dnia 27 października 2006r. oraz Zarządzenie nr 2/06 Starosty Suwalskiego z dnia 29 listopada 2006 roku w sprawie zmiany zakładowego planu kont na potrzeby projektu Partnerstwo na Rzecz Rozwoju ,,Wchodzenie, utrzymanie, powrót na rynek pracy osób po chorobie psychicznej'' realizowanego w ramach Projektu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004-2006 przy Starostwie Powiatowym w Suwałkach.
- Zarządzenie Nr 30/07 Starosty Suwalskiego a dnia 16 maja 2007 roku w sprawie sporządzania skonsolidowanego bilansu.
- Uchwała Nr XXV/54/07Zarządu Powiatu w Suwałkach z dnia 5 lipca 2007 roku w sprawie upoważnienia do dokonywania czynności prawnych.
- Zarządzenie Nr 3/08 Starosty Suwalskiego z dnia 16 stycznia 2008 roku w sprawie pracowników Starostwa Powiatowego w Suwałkach, którym udostępniono informacje objęte tajemnicą skarbową oraz opracowane na podstawie § 4 w/w zarządzenia ,,Zasady postępowania z korespondencją i dokumentami oznaczonymi klauzulą ,,Tajemnica skarbowa'' w Starostwie Powiatowym w Suwałkach''.
- Zarządzenie nr 53/06 Starosty Suwalskiego z dnia 29 listopada 2006 roku w sprawie zmiany zarządzenia dotyczącego systemu funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.
2. Wydatki.
Wydatki wykonane w 2007 roku przez Starostwo Powiatowe w Suwałkach, wynosiły 6.894.364,13 zł, w tym wydatki PIW EQUAL 2.245.676,61 zł.
Kontrolę przeprowadzono metodą reprezentatywną wybierając z całej zbiorowości dokumentów określoną część (próbkę), na podstawie, której scharakteryzowano badaną całość. Kontrolą objęto wydatki poniesione w jednostce w miesiącu wrześniu na kwotę 359657,69 tj. 5,2% wydatków wykonanych w 2007 roku. Wykaz skontrolowanych dokumentów zawiera załącznik nr 2 do protokołu.
Badając dowody księgowe sprawdzono przestrzeganie procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych.
2.1.Faktury opłacone pod poz. 9308-9315, 9327-9328, 9339, 9345, 9347, 9352, 9353 – zaksięgowano pod poz. M630(8793-8812) i Z(1923-1937) jako zobowiązania za miesiąc sierpień 2007r. Faktury zaksięgowano w koszty (na konto 400 ,,Koszty według rodzajów'') i na konto rozrachunkowe (201 ,,Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami'' ). Faktury posiadają daty wpływu do Starostwa, są sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Wszystkie są opisane i zatwierdzone do wypłaty. Posiadają pieczęć ,,opłacono przelewem'' oraz ,,... nie stosowano ustawy prawo zamówień publicznych'' lub wpisany jest numer umowy, zobowiązujący do tej płatności a wtedy nie stawiana jest pieczęć dotycząca zamówień publicznych. Dokumenty posiadają pieczęć stwierdzającą, że ,,wydatek jest zgodny z planem finansowym'' oraz posiadają zaksięgowane zaangażowanie tych wydatków. Faktury opłacono w terminie.
Opłata faktur, otrzymanych od kontrahentów w ciągu miesiąca, za wykonane usługi, bądź dostarczone towary, następowała zazwyczaj bezpośrednio w koszty (400/130), z pominięciem konta 201- ,, Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami'', co było niezgodne z przepisami art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), w myśl którego konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla rozrachunków z kontrahentami. Z informacji uzyskanej od pracownika Wydziału wynika, że księgowanie faktur od początku 2008 roku prowadzone jest za pośrednictwem konta 201.
Drobne niedopatrzenia w postaci braku pieczęci wpływu występują na niektórych fakturach np. na zaksięgowanych pod poz. dz. 9827, 9831, 9834, 9838.
2.2. Polecenia wyjazdu służbowego zaksięgowane pod poz. dz. obrotów 9445, 9446, 9998( polec wyj. służb nr 258) zawierają nieprawidłowo ujęte i wypłacone diety za czas trwania podróży. Wypłacono łącznie 6 x 22,00zł, winno być 6 x 23,00 zł. Różnica do zwrotu pracownikom wynosi 6,00 zł. Podczas trwania kontroli dokonano stosownej korekty i wypłacono należną kwotę w dniu 22.02.08r poz. dz. obrotów 1273-1275.
Polecenie wyjazdu służbowego nr 264 z 31.08.2007 nie zawiera godziny powrotu.
2.3. Listy płac sporządzane są w programie ,,Symfonia Płace 2700.a''. Podpisane są przez osobę sporządzającą , Skarbnika Powiatu, Starostę oraz zatwierdzone pod względem merytorycznym przez Sekretarza Powiatu. Przechowywane są oddzielnie od pozostałych dokumentów księgowych. Kwota wynagrodzeń wypłaconych pod poz. 9675-9678 dziennika obrotów, znajduje swoje odbicie w listach płac nr 44-46 z miesiąca września 2007r.
Stwierdzono, że podstawą wypłacenia nagród jubileuszowych zaksięgowanych pod poz. 9306, 9397, 9433 dziennika obrotów w/g listy płac nr 41-43 na ogólną kwotę 10685,30 zł były pisma Wydziału Organizacyjnego:
- Nr ORG.IX.1222/7/7-B/07 z dnia 13.09.2007 stwierdzające nabycie prawa do nagrody jubileuszowej w wysokości 75% wynagrodzenia miesięcznego,
- Nr ORG.IX.1222/5/40-B/07 z dnia 3.09.2007r. - stwierdzające nabycie prawa do nagrody jubileuszowej w wysokości 150% wynagrodzenia miesięcznego,
- Nr ORG.IX.1222/6/54-B/07 z dnia 3.09.2007r. - stwierdzające nabycie prawa do nagrody jubileuszowej w wysokości 200% wynagrodzenia miesięcznego.
Nagrody naliczono prawidłowo w stosunku do ostatnio otrzymywanych przez pracowników wynagrodzeń.
Nagrody jubileuszowe przysługują pracownikom na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U.z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.) oraz art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 16 września 1982 roku o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. Nr 86, poz. 953 z późn. zm).
2.4. Skontrolowano procedurę zastosowaną do wydatku na zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania, zaksięgowanego pod poz. dziennika obrotów 9393. Wydatkowana kwota wynosiła 28988,- zł, tj. mniej niż równowartość kwoty 14.000 euro i tym samym nie miała tu zastosowania ustawa Prawo zamówień publicznych.
Wydział Organizacyjny przeprowadził postępowanie na dostawę 12 zestawów komputerowych, składając zapytanie o cenę do sześciu dostawców. W odpowiedzi otrzymano cztery propozycje cenowe. Dodatkowo zaproszono do złożenia oferty cenowej na usługę instalacji i konfigurację tych zestawów. Odpowiedź uzyskano od dwóch oferentów. Wybrano najniższą cenę(łącznie za dostawę, instalację i konfigurację zestawów), kierując się zasadą wydatkowania środków w sposób celowy i oszczędny. Stosownie do art. 35 ust. 4 ustawy o finansach publicznych (Dz. U.z 2005r, Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) zawarto umowę nr 10/ORG/07 w dniu 13.08.2007r.
Fakturę opatrzono opisem: ,,zakupu dokonano zgodnie z umową nr 10/ORG/07 ....''. Jest to właściwe w odniesieniu do przepisu art. 35 ust. 4 wyżej wymienionej ustawy o finansach publicznych, jednak w odniesieniu do ustawy prawo zamówień publicznych winna być umieszczona informacja o wyłączeniu stosowania ustawy ze względu na wartość zamówienia lub o zastosowaniu właściwego trybu zamówienia. Uwaga ta odnosi się także do opisu faktur za zakup materiałów biurowych np. nr dziennika obrotów 9546.
Obecnie obowiązują w zakresie postępowania z zamówieniami do 14000 euro uregulowania wewnętrzne w postaci Zarządzenia Nr 58/07 z dnia 29 listopada 2007 roku w sprawie ramowych procedur wydatków publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14000 euro. Zarządzenie w sposób dokładny reguluje postępowanie w przypadku zamówień o niskiej wartości.
Ponadto w zakresie poprawności stosowania przepisów dotyczących zamówień publicznych uregulowania zawiera Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych. W § 12.2. nakłada obowiązek sprawdzania dokumentów pod względem merytorycznym. Kontrola ta, ma za zadanie sprawdzenie, czy ,,zastosowano odpowiednie procedury wynikające z ustawy Prawo zamówień publicznych, potwierdzając to odrębnym zapisem na odwrocie dowodu księgowego''.
Natomiast, podczas kontroli dowodów pod względem formalnym i rachunkowym zgodnie z § 13.1. tejże instrukcji, należy sprawdzić czy ,,wydatek dokonany został zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych lub innymi uregulowaniami wewnętrznymi dotyczącymi gospodarowania środkami publicznymi''.
W Instrukcji i innych regulacjach nie ustalono, kto dokonuje zapisu na dowodzie księgowym w zakresie stosowania odpowiednich procedur ustawy Prawo zamówień publicznych.
2.5. Dowody księgowe dotyczące wydatków Starostwa, funduszy celowych, dochodów Skarbu Państwa posiadają własną, odrębną numerację i kompletowane są w oddzielnych zbiorach. Dowody te ujmowane są na jednym dzienniku. Dowody księgowe posiadają wskazanie pozycji pod którą zostały ujęte w dzienniku. Na wyciągach bankowych również wskazano pozycje od ... do... pod którymi dowody załączone do wyciągu, zostały ujęte w dzienniku. Wyciągi bankowe są sprawdzane pod względem kompletności dołączonych dowodów, co jest potwierdzone podpisem osoby sprawdzającej i datą.
Księgowanie dowodów prowadzone było przez kilka osób w różnym czasie ale pod jedną datą księgowania(w przypadku miesiąca września pod datą 30) i w związku z tym, dokumenty ujmowano w urządzeniach księgowych niechronologicznie( ze względu na ich wytworzenie) wbrew zapisowi art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Księgowane dokumenty oznaczane są literami np. B, M, Z. Stosowany sposób oznaczania dokumentów księgowych – został uregulowany odpowiednim zarządzeniem wewnętrznym.
2.6. W trakcie kontroli dowodów źródłowych ustalono:
a) w zakresie przestrzegania kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, w tym zgodności z planem finansowym:
- każdy sprawdzony dowód księgowy posiada pieczęć ,,Zatwierdzono pod względem merytorycznym'' oraz datę i podpis osoby upoważnionej. Stosownie do § 12.1. Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych kontrola merytoryczna polega: ,,na sprawdzeniu rzetelności danych, celowości, gospodarności i legalności (w tym zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych) operacji gospodarczych wyrażonych w dowodzie księgowym - stwierdzeniu, że dowód księgowy jest zgodny z umową lub zamówieniem ( zleceniem) m.in. w zakresie zastosowanych cen, stawek, terminów i formy płatności, czy przedmiot operacji jest zgodny ze stanem faktycznym, czy operacja gospodarcza jest zgodna z zawartą umową, przepisami.''
- na wszystkich sprawdzonych dowodach księgowych zgodnie z § 12.5. w/w instrukcji - zamieszczona jest pieczęć o treści: ,,Wydatek zgodny z planem finansowym dz. ... rozdz. ...§ ... data ... podpis skarbnika''. Podpisuje Skarbnik Powiatu lub osoba upoważniona.
- wszystkie sprawdzone dokumenty zawierają podpis Skarbnika Powiatu (lub osoby upoważnionej)oraz podpis (zatwierdzono pod względem merytorycznym) pracownika właściwego rzeczowo zgodnie z § 12.4 w/w instrukcji.
- wszystkie dowody księgowe związane z wydatkami są zatwierdzone do wypłaty przez kierownika jednostki,
b) w zakresie przestrzegania zasad wstępnej oceny celowości:
- wstępną ocenę celowości wydatków ponoszonych w wyniku realizacji umów dokonano w momencie podpisania umowy, a na dokumencie dotyczącym tego wydatku zamieszczono klauzulę ,,zgodnie z umową nr ...''
- wszystkie faktury są opisane wskazując cel lub przeznaczenie zakupu.
W związku z powyższym, stwierdza się, iż w Starostwie Powiatowym przestrzegane są ustalone procedury kontroli i zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
3. Kontrola kasy
W dniu 8 lutego 2008 roku dokonano kontroli kasy w ramach posiadanego upoważnienia do kontroli problemowej. Z kontroli kasy sporządzono odrębny protokół stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego protokołu.
Kontrola kasy nie wykazała różnic gotówki w stosunku do stanu ewidencyjnego wynikającego z sald prowadzonych raportów kasowych.
Ponadto sprawdzono raport kasowy nr 9/2007 za okres od 03 do 28 września 2007 roku i stwierdzono, że:
- raport zawiera uchybienia polegające na braku specyfikacji wykorzystanych druków ,,KP'' i ,,KW''. Podanie tych danych wymagane jest drukiem raportu kasowego, potrzebne są do kontroli rozchodów druków ścisłego zarachowania.
- wszystkie polecenia wyjazdu służbowego(w tym między innymi nr dz.obr. 9439, 9443, 9998) nie posiadają potwierdzenia dokonania kontroli pod względem formalnym i rachunkowym, do czego zobowiązuje instrukcja obiegu dokumentów – część tabelaryczna.
W tym wypadku, ustalona w instrukcji kontrola, nie zadziałała poprawnie, ponieważ zgodnie z zapisem § 14 w/w instrukcji ,,Kontrolę dowodów księgowych pod względem formalnym i rachunkowym oraz merytorycznym, zawierających dyspozycje wykonania operacji kasowych i bankowych winno się dokonywać przed wykonaniem danej operacji gospodarczej (tzw. kontroli podwójnej). Oznacza to, że każda następna osoba mająca wykonać określone czynności kontrolne powinna sprawdzić, czy czynności poprzedniej kontroli zostały wykonane w sposób właściwy i zostały potwierdzone odpowiednią adnotacją na dowodzie księgowym.''
Ostatnia kontrola kasy została przeprowadzona 31.12.2007 roku – protokół nr 2/2007. Komisja przeprowadziła inwentaryzację gotówki w kasie, sprawdziła czeki gotówkowe(blankiety) będące na stanie kasy, dowody wypłaty ,,KW'', dowody wpłaty ,,KP'', kwitariusze przychodowe i stan depozytów przechowywanych w kasie oraz ich zgodność z ewidencją. Różnic pomiędzy stanem faktycznym a stanem ewidencyjnym w odniesieniu do wartości pieniężnych nie stwierdzono.
4. Realizacja zaleceń pokontrolnych.
Skarbnik pismem nr WFB.311-I/17/07 z dnia 06.07.2007r. poinformował Zarząd Powiatu o realizacji zaleceń pokontrolnych.
W trakcie obecnej kontroli stwierdzono że zrealizowane zostały następujące zalecenia:
4.1. Opracowano nowe uregulowania wewnętrzne składające sie na zasady(politykę) wewnętrzną w postaci:
a) Zarządzenia Nr 41/07 Starosty Suwalskiego z dnia 12 lipca 2007 roku w sprawie ustalenia instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.(ze zmianą)
b) Zarządzenia Nr 42/07 Starosty Suwalskiego z dnia 12 lipca 2007 roku w sprawie ustalenia instrukcji inwentaryzacyjnej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.(ze zmianą)
c) Zarządzenia Nr 43/07 Starosty Suwalskiego z dnia 12 lipca 2007 roku w sprawie Instrukcji gospodarki kasowej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach. Powiatowym w Suwałkach.
4.2. Wprowadzono procedury dotyczące zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych wprowadzając Zarządzenie Nr 58/07 z dnia 29 listopada 2007 roku w sprawie ramowych procedur wydatków publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14000 euro oraz Zarządzenie Nr 57/07 z dnia 21 listopada 2007 roku w sprawie ustanowienia regulaminu pracy komisji przetargowej.
4.3.Wprowadzone zostały następujące zmiany usuwając dotychczasowe niedociągnięcia:
- pracownice(5 osób) są upoważnione do dokonywania kontroli pod względem formalnym i rachunkowym – upoważnienia dołączone są do Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach,
- stosowane literowe skróty, dotyczące rodzaju dowodu księgowego zostały wprowadzone Zarządzeniem nr 60/07 Starosty Suwalskiego z dnia 6 grudnia 2007r.,
- na fakturach wpływających do jednostki umieszczane są daty wpływu,
- pismo zawiera wyjaśnienie dotyczące braku chronologii zapisów księgowych.
Sprawdzono trzy zakresy czynności pracownic Wydziału Finansowo-Budżetowego (w tym kasjerki). Kasjerka posiada w aktach osobowych oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej i zapytanie o karalność. Pracownice posiadają upoważnienie do dekretacji dowodów księgowych(oprócz kasjerki).
Dokonując powyższych zmian, wykonano zalecenia po ostatniej kontroli. Jednak, wprowadzone uregulowania, nie zwierają wszystkich elementów określonych w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Uzupełnienia wymagają zagadnienia wymienione w części II pkt 1.2 protokołu.
- USTALENIA KOŃCOWE
Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono. Integralną część protokołu kontroli stanowią następujące załączniki:
Nr 1 – protokół kontroli kasy
Nr 2- tabela zawierająca wykaz skontrolowanych dokumentów dotyczących wydatków 2007 roku.
Kierownika kontrolowanego Wydziału Panią Elżbietę Nikonowicz - Skarbnika Powiatu Suwalskiego poinformowano o przysługującym jej z mocy przepisów § 19 Zasad przeprowadzania kontroli, stanowiących załącznik Nr 1 do Uchwały Nr CXXXVIII/313/06 Zarządu Powiatu w Suwałkach z dnia 17 października 2006r., prawie zgłoszenia w ciągu siedmiu dni zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń. Jeden egzemplarz protokołu przekazano Skarbnikowi Powiatu.
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli Starostwa Powiatowego pod poz. 1/2008r.
Suwałki, 28 marca 2008r.
Za jednostkę kontrolowaną: Kontrolujący:
SKARBNIK POWIATU A U D Y T O R
WEWNĘTRZNY
/-/ Elżbieta Nikonowicz /-/ A. Łapińska
...................................... ...........................................
( Skarbnik Powiatu) (Audytor wewnętrzny)
Metryka strony
