ZARZĄD POWIATU

W SUWAŁKACH

Protokół

z kontroli w zakresie

prawidłowości przygotowania i prowadzenia losowo wybranych  postępowań o udzielenie zamówień publicznych finansowanych z Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w 2005r

przeprowadzonej w

Wydziale Geodezji, Katastru, Gospodarki Nieruchomościami i Architektury Starostwa Powiatowego w Suwałkach

w dniu 27 i 30 października  2006 r.

Suwałki październik 2006r

P R O T O K Ó Ł

 kontroli problemowej

 przeprowadzonej w Wydziale Geodezji, Katastru, Gospodarki

Nieruchomościami i Architektury

w Starostwie Powiatowym w Suwałkach

      Kontrolę przeprowadził inspektor d/s kontroli wewnętrznej Alina Łapińska w okresie od 27 do  30 października 2006 r., działający na podstawie upoważnienia Nr 6/06 do przeprowadzenia kontroli problemowej   wydanego przez  Zarząd Powiatu w Suwałkach.

                                                ZAKRES KONTROLI

   Przedmiotem kontroli była prawidłowość przygotowania i prowadzenia dwóch losowo wybranych postępowań o udzielenie zamówień publicznych finansowanych z Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w 2005r.

                                                USTALENIA OGÓLNE

1.1 Stanowisko Naczelnika Wydziału  Geodezji, Katastru,Gospodarki Nieruchomościami

i Architektury zajmuje Pan Ryszard Kalinowski od 01.01.1999r,

Bezpośrednio odpowiedzialne za realizację zadań w kontrolowanym zakresie są: Pani Janina Kotowska zatrudniona w Starostwie Powiatowym w Suwałkach od 01.02.1999r i Magdalena Kozikowska - Drażba  zatrudniona  od dnia 01.02.1999  r.

1.2. Ostatnia kontrola w Wydziale Geodezji, Katastru,Gospodarki Nieruchomościami

i Architektury przeprowadził Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku w 2006 roku  w zakresie wydatkowania dotacji przyznanej z Centralnego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym dla funduszu powiatowego w 2005r.

1.3. Z Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Suwałkach wynika, że w skład Wydziału  Geodezji, Katastru,Gospodarki Nieruchomościami i Architektury wchodzą: Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjno-Kartograficznej, referat i stanowiska pracy. W czasie kontroli w Wydziale zatrudnionych było 16 osób.

USTALENIA  SZCZEGÓŁOWE

            W Wydziale Geodezji, Katastru,Gospodarki Nieruchomościami i Architektury w roku 2005 zostało przeprowadzone jedno postępowanie o zamówienie publiczne, którego przedmiotem było wykonanie usługi związanej z wykonaniem modernizacji ewidencji gruntów i budynków oraz aktualizacja użytków gruntowych dla następujących obrębów: Biała Woda, Okuniowiec i Mała Huta - gmina Suwałki.

Dokumentacja przetargowa skompletowana jest w segregatorze oznakowana ,,Przetarg 2005r gm. Suwałki Obręb Biała Woda, Okuniowiec, Mała Huta''.

1.      Pismem GNA.III.7438-2/1/05 z dnia 2005.04.06  Naczelnik Wydziału Pan Ryszard Kalinowski złożył wniosek o uruchomienie procedury zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości szacunkowej (netto) 170 000,00 zł ustalonej na podstawie kalkulacji własnej w oparciu o rozeznanie cen rynkowych. Ostateczny termin zamówienia ustalono na dzień 31.10.2005r.

2.      Zarządzeniem Nr 10/05 Starosty Suwalskiego z dnia 7 kwietnia 2005r powołana została czteroosobowa komisja przetargowa do przeprowadzenia czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Czynności związane z przygotowaniem postępowania zamówienia przeprowadzi Wydział Geodezji, Katastru, Gospodarki Nieruchomościami i Architektury. Stosownie do art.19 ust. 2 - jeżeli wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60 000 euro kierownik zamawiającego, może powołać komisję przetargową.

3.      Wydział Geodezji, Katastru,Gospodarki Nieruchomościami i Architektury przygotował Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia określając:

- tryb zamówienia: przetarg nieograniczony o wartości szacunkowej poniżej 60 000 Euro,

- przedmiot zamówienia: Zadanie 1 - Obręb Biała Woda, Zadanie 2 - Obręb Okuniowiec, Zadanie 3 - Obręb Mała Huta,

- dopuszczenie składania ofert częściowych, nie dopuszczenie składania ofert wariantowych,

- warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonania oceny spełnienia tych warunków,

- tryb udzielania wyjaśnień, wymagania dotyczące wadium, termin związania ofertą,

- opis przygotowania oferty, dokumenty składające się na ofertę, opakowanie i oznakowanie ofert,

- miejsce i termin składnia ofert, otwarcie ofert,

- kryteria oceny ofert - jako kryterium podano ,, wybór ofert dokonywany będzie w oparciu o jedno kryterium , którym jest cena ofertowa(100%).''  Nie sprecyzowano jednoznacznie czy będzie to cena najniższa.

- wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, projekt umowy,

- środki ochrony prawnej, tryb ogłoszenia wyników postępowania.

Załącznikami do specyfikacji są: oświadczenie o spełnianiu warunków określonych w art. 22 i art. 24 ustawy pzp, wykaz zrealizowanych zamówień, oświadczenie o udzielanej gwarancji, warunki techniczne wykonania roboty, formularz ofertowy, wzór umowy.

Warunki techniczne zawierają określenie przedmiotu opracowania, określenie środowiska i aplikacji w których należy wykonać opracowanie, obowiązujące przepisy prawne i instrukcje do wykonania zamówienia, charakterystykę obrębów, istniejące materiały niezbędne do wykonania prac, czynności i prace, które należy wykonać w trakcie realizacji zamówienia, określenie formy wykonania i przekazania sporządzonego opracowania.

Specyfikacja jest podpisana przez zamawiającego.

4.      Ogłoszenie o zamówieniu sporządzono 07.04.2006r na druku ZP-200, wywieszono na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Suwałkach.  Ze względu na wartość zamówienia (poniżej 60 000 Euro) ogłoszenia nie przekazywano Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych.

5.      W SIWZ termin otwarcia ofert ustalono na dzień 27.04.2005r. W aktach znajduje się lista firm, które pobrały specyfikację oraz dwa pisma w sprawie przesłania specyfikacji.

Na przetarg  wpłynęło w sumie 17 ofert od 7 wykonawców, co odnotowano na druku ZP- 12 - Zbiorcze zestawienie ofert (zawierające cenę wykonania zamówienia na poszczególne zadania, termin wykonania usługi, okres gwarancji, warunki płatności -stosownie do wymagań zawartych w załącznikach do SIWZ). W zależności od tego jak zostały złożone (zapakowane) oferty, tak nadano im numerację np. oferent nr 9 złożył  w jednej kopercie oferty na dwa obręby , a oferent nr 8 na trzy obręby. W związku z tym, że niektórzy wykonawcy złożyli oferty na każdy obręb zapakowane oddzielnie numeracja została nadana od nr 1 do nr 11 tak jak w zestawieniu na druku ZP- 12. Takie zapakowanie ofert nie było sprzeczne z SIWZ.

Ponadto w aktach znajdują się wypełnione druki: 

- ZP- 11 oświadczenie członków komisji przetargowej oraz kierownika zamawiającego złożone stosownie do wymagań zawartych w art.96 ust.2 pzp,

- ZP- 14 informacja o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o  udzielenie zamówienia prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego,

- ZP- 18 Streszczenie oceny i porównywania złożonych ofert ( na poszczególne obręby), i tak na Zadanie Nr - obręb Biała Woda oferty złożyło 4 wykonawców. Najwięcej punktów (100) zdobyła oferta nr 8. Na Zadanie Nr 2 - obręb Okuniowiec oferty złożyło 7 wykonawców, najwięcej punktów (100 pkt ) zdobyła oferta nr 8. Na Zadanie nr 3 - obręb Mała Huta oferty złożyło 6 wykonawców,  najwięcej punktów (100 pkt) zdobyła oferta nr 8.

- ZP-2 i ZP-2/PN,NBO,ZOC - Protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60 000 euro prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (część ogólna i część szczegółowa)- podpisane przez członków komisji przetargowej po zakończeniu prac w dniu 29.04.2005r  i kierownika zamawiającego.

- ZP- 250 - Ogłoszenie o zamówieniu sporządzone na każdy obręb oddzielnie. Wybrana została oferta nr 8 we wszystkich obrębach ze względu na oferowaną najniższą cenę.

- Informacja o wyborze oferty z dnia 29.04.2005r, która została wywieszona na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Suwałkach oraz przesłana oferentom biorącym udział w przetargu.(Potwierdzenie odbioru dołączone jest do akt).

6.      Pismem nr GNA.III.7438-2/1/2005 z dnia 20.05.2005r zadysponowano zwrot wadium(przed upływem terminu związania ofertą)  4 oferentom, którzy wpłacili je w formie pieniężnej. Dwie spośród 7 biorących udział w przetargu firm geodezyjnych wniosły wadium w postaci ubezpieczeniowej gwarancji zapłaty wadium.

Oferent, który wygrał przetarg zwrócił się dnia 18.05.2005r z prośbą o zaliczenie wadium w kwocie 3200,- zł na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Pozostałą część zabezpieczenia w kwocie 12 348,- zł przekazał na konto Starostwa,  przelewem w dniu 19.05.2005r. Kwotę zabezpieczenia zwrócono wykonawcy po zakończeniu i odbiorze prac związanych z modernizacją ewidencji gruntów i budynków obrębów  gminy Suwałki:  Biała Woda, Okuniowiec, Mała Huta - pismo nr GNA.III.7438-2/1/2005/06 z dnia 27.04.2006r.- przelew 04.05.2006r.

Stosownie do art. 150 ust.2 ,,Zabezpieczenie ustala się  w wysokości od 2% do 10% ceny całkowitej podanej w ofercie...''.Łączna kwota zamówienia wynosi 155 480,- zł(58 800,-zł + 43 480,- zł + 53 200,-zł). Wykonawca wpłacił 10% ceny umownej stosownie do § 3  SIWZ.

W art.151 zapisano, że zamawiający zwraca zabezpieczenie  w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane.

Wykonawca stosownie do ustaleń zawartych w § 6  umowy nr 1/05 z dnia 20.05.2005r zgłosił gotowość odbioru roboty w dniu 31.10.2005r. a zamawiający wyznaczył termin ostatecznego odbioru prac na 16-17.11.2005r. Zgodnie z zapisem przywołanego wyżej paragrafu odbiór roboty nastąpi najpóźniej 30 dni po zgłoszeniu przez zamawiającego gotowości.

Zrealizowane roboty zostały sprawdzone pod względem technicznym, formalnym i ostatecznie odebrane jako prawidłowo wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami i instrukcjami technicznymi w dniu 6 grudnia 2005r.(data podpisania protokołu odbioru robót.)

Mając na uwadze powyższe terminy odbioru robót, zabezpieczenie wykonania umowy zwrócono ze znacznym opóźnieniem. Pozostawienie całej kwoty zabezpieczenia umowy na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady lub gwarancje jakości, nie jest zgodne z art.151 ust. 2 i 3 pzp. Część tej kwoty  należało zwrócić w terminie  podanym wyżej a pozostawione maksymalnie  30% tej kwoty, 15 dni po upływie okresu rękojmi za wady lub gwarancji jakości.

Ponadto w protokole ostatecznego odbioru prac, w pkt.4 o kwocie będącej zabezpieczeniem należytego wykonania umowy, zapisano: ,, Kwota ta zostanie wypłacona nie później niż miesiąc po uprawomocnieniu się decyzji zatwierdzającej modernizację operatu ewidencji gruntów i budynków.''

 Umowa nr 1/05 z dnia 20.05.2005r na wykonanie prac geodezyjnych nie zawiera takiego zapisu.

7.      W § 12 umowy zapisano, że zapłata za wykonaną i przyjętą bez zastrzeżeń pracę nastąpi w terminie 14 dni od daty doręczenia zamawiającemu faktury VAT.

Licząc od daty wystawienia faktury, powinno to nastąpić 15 grudnia 2005r, licząc od daty sprawdzenia w dniu 6 grudnia 2005r  faktury pod względem merytorycznym zapłata winna nastąpić 21 grudnia 2005r. (brak daty wpływu faktury do Starostwa Powiatowego w Suwałkach).

Protokół ostatecznego odbioru prac związanych z modernizacją ewidencji gruntów i budynków obrębów  gminy Suwałki:  Biała Woda, Okuniowiec, Mała Huta podpisany został w dniu 6 grudnia 2005r.

Faktura za wykonaną usługę została opłacona 19.12.2005r po intensywnej wymianie pism z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku w sprawie przekazania środków na sfinansowanie przedmiotowej usługi.(Pisma: Starostwa Powiatowego w Suwałkach GNA.II.7437-1/05 z dnia 15.11.2005r., GNA.III.7438-2/1/2005 z dnia 06.12.2005r, Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku: RR.II.76155-39/05 z dnia 09.12.2005r, ŚR.III.EM.3011-211/2005 z 14.12.2005r).
Rozliczenie dotacji otrzymanych z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku przedstawia Załącznik Nr 1 do protokołu.

            Naczelnika Wydziału  Geodezji, Katastru,Gospodarki Nieruchomościami i Architektury Starostwa Powiatowego w Suwałkach powiadomiono o prawie zgłaszania kontrolującemu w ciągu 3 dni   pisemnych umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli  zgodnie z § 20 Załącznika Nr 1 do Uchwały Nr CXXXVIII/313/06 Zarządu Powiatu w Suwałkach z dnia 17 października 2006 roku w sprawie zasad przeprowadzania kontroli.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręczono Naczelnikowi Wydziału.

Kontrolę odnotowano w książce kontroli Starostwa Powiatowego w Suwałkach pod poz. 18/2006.

Suwałki, dnia 7 listopada 2006 r.

             Kontrolujący:                                                  Za jednostkę kontrolowaną:                                          

/-/ A. Łapińska                                                        /podpis nieczytelny/                                    

      ...............................................                       ..........................................................

(inspektor d/s kontroli wewnętrznej)                          (Naczelnik Wydziału Geodezji, Katastru,

Gospodarki Nieruchomościami i Architektury)