ZARZĄD POWIATU                                                                                     Suwałki, 2007-06-11

    w Suwałkach

 ul. Świerkowa 60

  16-400 Suwałki

                                                                                                                             

 

 

 

 

AKW.0912-1-4/07

 

 

 

                                                                                               Pani

                                                                                               Elżbieta Nikonowicz

                                                                                               Skarbnik Powiatu Suwalskiego

 

 

 

                   Kontrola problemowa przeprowadzona przez audytora wewnętrznego w Wydziale Finansowo-Budżetowym Starostwa Powiatowego w Suwałkach, wykazała uchybienia opisane       w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanym Wydziale.

                  

                   Kontrola obejmowała sprawdzenie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zaobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, poniesionych w związku z realizacją zadań Starostwa Powiatowego w Suwałkach. Oceniono kompletność przyjętych w Starostwie procedur kontroli i stosowanie tych regulacji         w praktyce na podstawie wybranych dokumentów księgowych.

Wybrana do kontroli próba dokumentów obejmowała 5,2 % zrealizowanych wydatków w 2006 roku.

 

1. Kontrolowane uregulowania wewnętrzne składające się na zasady(politykę) rachunkowości nie zawierają elementów, które jednostka powinna posiadać zgodnie z art. 10 ust.1 ustawy o rachunkowości (opis: str. 2 – 5 protokołu kontroli):

–         określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

–         metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,

–         opisu sysytemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów,

–         wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych,

–         aktualnego wykazu programów rachunkowości informatycznej, z podaniem wersji oprogramowania, daty rozpoczęcia użytkowania i pisemnym stwierdzeniem dopuszczenia przez jednostkę oprogramowania do eksloatacji.

 

2. Instrukcja kasowa wprowadzona Zarządzeniem nr 21/99 Starosty Suawlskiego z dnia 14 października 1999 roku zawiera nieprawidłowe wielkości jednostek pieniężnych, które mogą być przenoszone przez kasjera pieszo lub trasportowane samochodem (str. 3 protokołu kontroli).

 

3. Ponadto, jednostka powinna posiadać w formie pisemnej procedury, o których mowa w art. 47 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych ( Dz. U z 2005r. Nr 249, oz.2104 z późn. zm.).W stosunku do tych wymogów nieuregulowane są sprawy:

–         przeprowadzania zamówień publicznych, zarówno prowadzonych w trybie ustawy jak i poza ustawą w tym zasady archiwizowania dokumentów związanych z przeprowadzaniem postępowań o zamówienie publiczne,

–         pobierania i gromadzenia środków publicznych,

–         zwrotu środków publicznych,

–         wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.

W praktyce stosowane są wnioski, w których dokonuje się wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej z planem finansowym. Wnioski te, nie są dołączone do dokumentów księgowych odzwierciedlających dokonanie operacji gospodarczej.Obowiązek ich wypełniania nie wynika z uregulowań wewnętrznych.

 

4. Na podstawie kontroli dokumentów księgowych stwierdzono, że:

–         faktury wpływające do jednostki nie posiadają daty wpływu a zgodnie  z § 6 ust. 12 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatów (Dz.U. Nr 112, poz. 1319) ,,na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się .... pieczątkę określającą datę otrzymania'',

–         pracownik Wydziału Finansowo-Budżetowego nie jest upoważniony do sprawdzania dokumentów ksiegowych pod względem formalnym i rachunkowym,

–         księgowane dokumenty ujmowano w urządzeniach księgowych  niechronologicznie (str. nr 8 protokołu kontroli). Zgodnie z art. 14 ust.1 o rachunkowości, dziennik winien zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń gospodarczych,

–         księgowane dokumenty oznaczane są literami np. B, M, Z. Stosowany sposób oznaczania dokumentów księgowych - nie wynika z regulacji wewnętrznych.              

 

                   Poddane kontroli dokumenty księgowe przechowywane są w segregatorach wg numeracji narastającej od nr 372 do 444, zaksięgowane w dzienniku obrotów od nr 6242 do nr 7415. Na dokumentach znajdują się podpisy osób sprawdzających pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym, sposób ujęcia dokumentu w księgach oraz klasyfikacja budżetowa. Dokumenty zatwierdzone są do wypłaty przez Skarbnika i Starostę Powiatu Suwalskiego. Posiadają pieczęć dotyczącą zamówień publicznych, zapłacono gotówką/przelewem. Na odwrocie dokumenty są opisane wskazując cel zakupu lub przeznaczenie. Dokumenty posiadają informację o ujęciu           w księgach inwentarzowych.

Na wyciągach bankowych  – wskazuje się miesiąc ujęcia dokumentów w księgach rachunkowych (stosownie do art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości)  poprzez wpisanie całej daty.

Mimo w/w niedociągnięć instrukcji wewnętrznych, dokumenty  księgowe poddawane są prawidłowo funkcjonującej kontroli wewnętrznej.

           

                   Kontrola w omawianym obszarze wykazała potrzebę większej staranności przy opracowaniu regulacji wewnętrznych, aktualizowania ich w miarę upływu czasu i dokonywanych zmian w przepisach prawa.

                  

            Mając na uwadze ustalenia kontroli, oraz na podstawie § 23 Zasad przeprowadzania kontroli wprowadzonych do stosowania Uchwałą Zarządu Powiatu w Suwałkach Nr CXXXVIII/313/2006 z dna 17 października 2006r. zalecam:

1. Uzupełnienie regulacji wewnętrznych składających się na zasady (politykę) rachunkowości, o elementy wskazane w pkt 2 i 3 niniejszego wystąpienia i protokole kontroli.

 

2. Opracowanie procedur kontroli finansowej, przede wszstkim w zakresie procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych w myśl art. 47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych ( Dz. U. z 2005r. Nr 249, poz. 2104). Także zgodnie z zapisem art. 47 ust. 3 stosowanie się do ,,Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych'', o których mowa w art. 63 ust. 1 pkt 1 ustawy.

 

3. Usunięcie niedociągnięć o których mowa w pkt 4 tego wystąpienia.

            O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Zarząd Powiatu w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

 

 

 

S T A R O S T A

 

/-/ Szczepan Ołdakowski

 

 

 

otrzymałam 27.06.07

 

SKARBNIK POWIATU

 

/-/ Elżbieta Nikonowicz

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

/-/ A. Łapińska