ZARZĄD POWIATU                                                                                   Suwałki, 2008-04-25

    w Suwałkach

 ul. Świerkowa 60

  16-400 Suwałki

                                                                                                                             

 

AKW.0912-1- 4/08

 

 

                                                                                               Pani

                                                                                               Elżbieta Nikonowicz

                                                                                               Skarbnik Powiatu Suwalskiego

 

 

                   Kontrola problemowa przeprowadzona przez audytora wewnętrznego w Wydziale Finansowo-Budżetowym Starostwa Powiatowego w Suwałkach, wykazała uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz przekazano Skrabnikowi Powiatu.

                  

                   Kontrola obejmowała sprawdzenie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, poniesionych w związku z realizacją zadań Starostwa Powiatowego w Suwałkach. Ponadto, kontrolę realizacji zaleceń po ostatniej kontroli problemowej i kontrolę kasy. Oceniono kompletność przyjętych w Starostwie procedur kontroli i stosowanie tych regulacji w praktyce na podstawie wybranych dokumentów księgowych.

Wybrana do kontroli próba dokumentów obejmowała 5,2 % zrealizowanych wydatków w 2007 roku.

                   W 2007 roku zotały wprowadzone nowe regulacje wewnętrzne składajace się na politykę rachunkowości.

 

1. Po przeanalizowaniu wprowadzonych uregulowań wewnętrznych stwierdzono, że w stosunku do obowiązującego obecnie art.10 ustawy o rachunkowości należy je uzupełnić o:

a) określenie roku obrotowego i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze,

b) metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,

c) podanie wersji oprogramowania rachunkowości informatycznej, datę rozpoczęcia użytkowania i pisemne stwierdzenie dopuszczenia przez jednostkę oprogramowania do eksloatacji.

 

 2. Do opracowanych uregulowań wewnętrznych wnosi się następujące uwagi:

a) Instrukcja kasowa w rozdz. 2 § 11 zawiera sprzeczne stwierdzenia dotyczące prowadzenia i przechowywania Księgi druków ścisłego zarachowania (str. 2, 3 protokołu).

Należy skorygować zapis w uregulowaniach wewnętrznych dostosowując go do faktycznego stanu.

 

b)W  § 2 w/w Instrukcji gospodarki kasowej podano błędną informację dotyczącą ustalenia jednostki obliczeniowej wartości pieniężnych. Należy ją zmienić biorąc pod uwagę § 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne. (Dz.U. Nr 129, poz.858 z późn. zm.).

 

c) Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych  § 12.2. nakłada obowiązek sprawdzania dokumentów pod względem merytorycznym w tym kontrola ta, ma za zadanie sprawdzenie, czy ,,zastosowano odpowiednie procedury wynikające z ustawy Prawo zamówień publicznych, potwierdzając to odrębnym zapisem na odwrocie dowodu księgowego''.

Natomiast, podczas kontroli dowodów pod względem formalnym i rachunkowym zgodnie z § 13.1. tejże instrukcji, należy sprawdzić czy  ,,wydatek dokonany został zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych lub innymi uregulowaniami wewnętrznymi dotyczącymi gospodarowania środkami publicznymi''.

W tej Instrukcji i innych regulacjach  nie ustalono, kto dokonuje zapisu na dowodzie księgowym w zakresie stosowania odpowiednich procedur ustawy Prawo zamówień publicznych.

           

3. Skontrolowane dokumenty księgowe zawierają odstępstwa w stosunku do tego , co zostało wprowadzone uregulowaniami wewnętrznymi:

 

a) Faktury dotyczące zakupu materiałów biurowych, sprzętu komputerowego opatrzono opisem: ,,zakupu dokonano zgodnie z umową nr ....''. Jest to właściwe w odniesieniu do przepisu art. 35 ust. 4 wyżej wymienionej ustawy o finansach publicznych, jednak w odniesieniu do ustawy Prawo zamówień publicznych winna być umieszczona informacja o wyłączeniu stosowania ustawy ze względu na wartość zamówienia lub o zastosowaniu właściwego trybu zamówienia. Stosowany opis nie świadczy o tym, że w stosunku do tych zakupów przeprowadzone zostały postępowania  o zamówienie publiczne.

 

b) Sprawdzony raport kasowy nr 9/2007 za okres od 03 do 28 września 2007 roku zawiera uchybienia polegające na:

-         braku specyfikacji  wykorzystanych druków ,,KP'' i ,,KW''. Podanie tych danych wymagane jest drukiem raportu kasowego, potrzebne jest także do kontroli rozchodów druków ścisłego zarachowania.

-         wszystkie polecenia wyjazdu służbowego(w tym między innymi nr dz.obr. 9439, 9443, 9998)  nie posiadają potwierdzenia dokonania kontroli pod względem formalnym i rachunkowym, do czego zobowiązuje Instrukcja obiegu dokumentów – część tabelaryczna.

 

4. Księgowanie dowodów prowadzone było przez kilka osób w różnym czasie ale pod jedną datą księgowania(w przypadku miesiąca września pod datą 30). Dokumenty podobnie jak stwierdzono w poprzedniej kontroli, ujmowano w urządzeniach księgowych niechronologicznie( ze względu na ich wytworzenie), wbrew zapisowi art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

 

Kontrola dowodów źródłowych w zakresie:

a) przestrzegania kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych,

b) przestrzegania zasad wstępnej oceny celowości,

pozwoliła stwierdzić, że mimo drobnych uchybień, w Starostwie Powiatowym w Suwałkach przestrzegane są ustalone procedury kontroli i zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.

 

                   Mając na uwadze ustalenia kontroli, oraz na podstawie § 23 Zasad przeprowadzania kontroli wprowadzonych do stosowania Uchwałą Zarządu Powiatu w Suwałkach Nr CXXXVIII/313/2006 z dna 17 października 2006r. zalecam:

1. Uzupełnienie regulacji wewnętrznych składających się na zasady (politykę) rachunkowości, o następujące zagadnienia:

a) określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

b)  metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,

c) podanie wersji oprogramowania rachunkowości informatycznej, datę rozpoczęcia użytkowania i pisemne stwierdzenie dopuszczenia przez jednostkę oprogramowania do eksloatacji,

d) ustalić, osobę (stanowisko) zobowiązaną do dokonania zapisu na dowodzie księgowym w zakresie stosowania odpowiednich procedur ustawy Prawo zamówień publicznych,

e)  uściślić zapis dotyczący miejsca przechowywania  Księgi druków ścisłego zarachowania,

f) zmienić zapis w Instrukcji gospodarki kasowej podając właściwą informację dotyczącą jednostki obliczeniowej wartości pieniężnych.

2. Stosowanie w praktyce ustaleń zawartych w uregulowaniach jednostki:

a) kompletne wypełnianie raportów kasowych poprzez wpisywanie ilości dowodów ,,KP'' i ,,KW'',

b) zamieszczanie na fakturach informacji o wyłączeniu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych ze względu na wartość zamówienia lub o zastosowaniu właściwego trybu zamówienia,

c) sprawdzić u producenta(dystrybutora) oprogramowania ,,PerseusFK'' jakie są programowe możliwości w zakresie chronologicznego księgowania dokumentów, jeśli ksiegowań dokonuje kilka osób,

d) stosować się do zapisów Instrukcji obiegu dokumentów – część tabelaryczna,  w zakresie dokonania kontroli pod względem formalnym i rachunkowym poleceń wyjazdu służbowego.

 

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Zarząd Powiatu w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

 

W I C E S T A R O S T A

 

/-/ Witold Kowalewski

 

 

 

S T A R O S T A

 

/-/ Szczepan Ołdakowski

 

 

 

Otrzymałam:

dn. 28.04.2008 r.

 

Z u p. S k a r b n i k a

 

/-/ Cecylia Wawrzyn

 

 

 

 

 

 

 

 

 

/-/ A. Łapińska