Suwałki,2009-04-30

AKW.0913-1/09               

                                                                                                                             Pani

                                                                                                                             Elżbieta Olejnik

                                                                                                                             Skarbnik Powiatu Suwalskiego

                W dniach od 26 lutego do 18 marca 2009 roku audytor wewnętrzny przeprowadził kontrolę problemową w Wydziale Finansowo-Budżetowym Starostwa Powiatowego w Suwałkach.

Kontrola obejmowała sprawdzenie przestrzegania procedur kontroli finansowej, na podstawie 5% wydatków poniesionych przez Starostwo Powiatowe w Suwałkach w 2008 roku oraz wykonanie zaleceń pokontrolnych.

Wybrana do kontroli próba dokumentów księgowych dotyczyła miesiąca października i obejmowała 7,4% wydatków wykonanych w 2008 roku (zestawienie badanych dokumentów zawiera załącznik nr 1 do protokołu).

Dowody księgowe zostały sprawdzone pod kątem przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych.

Badaniu poddano takie dokumenty jak: wyciągi bankowe, przelewy, faktury, raport  kasowy i inne dotyczące okresu objętego kontrolą. Z badanej próby dowodów księgowych wynika, że przeprowadzano wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków (np. składano wnioski dotyczące zgody na zakup towarów; na fakturach, poleceniach wyjazdu służbowego, listach wypłat, rachunkach, polisach itp. umieszczana była pieczęć ,,wydatek zgodny z planem finansowym’’) – dokumenty posiadały wymagane prawem a także, wynikające z uregulowań wenętrznych jednostki, podpisy i pieczątki osób uprawnionych. Podczas kontroli stwierdzono przypadki występowania niezbyt wyczerpujących opisów niektórych faktur. Omówiono je i uznano, że kontrolując przyjmowane dokumenty do księgowości, należy zwrócić uwagę pracownikom merytorycznym na potrzebę dokładnego wyrażania(opisania) celu zakupu, wskazując jako podstawę zapis § 12 ust. 3 Zarządzenia Nr 41/07 Starosty Suwalskiego z dnia 12 lipca 2007 roku w sprawie ustalenia instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.

Starostwo Powiatowe w Suwałkach posiada regulacje wewnętrzne opracowane w latach 2007-2008 składające się na zasady(politykę) rachunkowości. Do okazanych podczas kontroli regulacji, zastrzeżeń nie wniesiono.  Również nie dopatrzono się uchybień w przestrzeganiu procedur kontroli finansowej. W związku z tym, zaleceń pokontrolnych nie przekazuje się.

 Ponadto, podczas kontroli sprawdzono sposób realizacji zaleceń pokontrolnych. Skarbnik pismem nr WFB.I.0912/2/08 z dnia 21.05.2008r. poinformował Zarząd Powiatu w Suwałkach o realizacji zaleceń pokontrolnych. Analiza stanu wprowadzonych uregulowań  wewnętrznych i sposobu stosowania ich w praktyce pozwala stwierdzić, że wszystkie zalecenia  zostały zrealizowane a nieprawidłowości  wyeliminowane.

S T A R O S T A

/-/ Szczepan Ołdakowski

 A U D Y T O R                                   SKARBNIK POWIATU

WEWNĘTRZNY                                /-/ Elżbieta Olejnik

/-/ Alina Łapińska