Zarządzenie Nr 7/09

Zarządzenie Nr 7/09 Starosty Suwalskiego z dnia 20 lutego 2009 roku w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Starostwie Powiatowym w Suwałkach

GGSSS SGS

Zarządzenie nr 7/09

starosty suwalskiego

z dnia 20 lutego 2009 r.

w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej
i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Starostwie Powiatowym w Suwałkach

Na podstawie art. 19 ust. 8 ustawy z dnia 21 listopada o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458) zarządza się, co następuje:

rozdział 1

postanowienia ogólne

§ 1. Zarządzenie reguluje szczegółowy sposób przeprowadzenia służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych ( Dz. U. Nr 223, poz. 1458),

2) Starostwie – należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Suwałkach,

3) Staroście – należy przez to rozumieć Starostę Suwalskiego lub działającego z jego upoważnienia Wicestarostę Suwalskiego lub Sekretarza Powiatu Suwalskiego,

4) Sekretarzu – należy przez to rozumieć Sekretarza Powiatu Suwalskiego,

5) pracowniku – należy przez to rozumieć osobę podejmującą po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w rozumieniu ustawy, która została skierowana do odbycia służby przygotowawczej,

6) Wydziale – należy przez to rozumieć odpowiednio również samodzielne stanowisko pracy w Starostwie,

7) Naczelniku – należy przez to rozumieć Naczelnika Wydziału, w którym zatrudniony jest pracownik, jak również bezpośredniego przełożonego pracownika zajmującego samodzielne stanowisko pracy.

8) Komisji – należy przez to rozumieć Komisję Egzaminacyjną powołaną zarządzeniem Starosty celem przeprowadzenia egzaminu kończącego służbę przygotowawczą.

rozdział 2

służba przygotowawcza

§ 3. 1. Każdy pracownik podejmujący po raz pierwszy zatrudnienie na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, jest zobowiązany odbyć służbę przygotowawczą zakończoną egzaminem, za wyjątkiem pracowników, którzy zostali zwolnieni z obowiązku odbycia służby przygotowawczej na podstawie art. 19 ust. 5 ustawy.

2. Służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych.

3. Bezpośredni nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej i organizowaniem egzaminów dla pracowników Starostwa sprawuje Sekretarz.

4. Wszyscy pracownicy Starostwa, w szczególności Naczelnicy, są zobowiązani do współpracy w organizowaniu służby przygotowawczej i egzaminów.

§ 4. 1. Pracownika kieruje się do odbycia służby przygotowawczej nie wcześniej niż po upływie 1 tygodnia od zatrudnienia i nie później niż przed upływem 1 miesiąca od zatrudnienia.

2. Służba przygotowawcza trwa od 1 do 3 miesięcy i jest odbywana bez przerwy.

3. Termin i okres odbywania służby przygotowawczej uzalezniony jest od wiedzy i kwalifikacji pracownika, zdolności do nabywania umiejętności niezbędnych na zajmowanym stanowisku urzędniczym i dotychczasowego przebiegu zatrudnienia.

4. O terminie skierowania pracownika do odbycia służby przygotowawczej oraz okresie trwania tej służby decyduje Starosta na wniosek Sekretarza.

5. Okres służby przygotowawczej może zostać przedłużony, nie dłużej jednak niż do 3 miesięcy łącznie.

6. Okres służby przygotowawczej ulega przedłużeniu o czas nieobecności pracownika w pracy. Czasu takiej nieobecności nie zalicza się do okresu służby przygotowawczej.

§ 5. 1. W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik ma obowiązek :

1) zaznajomienia się ze strukturą organizacyjną Starostwa, rodzajem spraw załatwianych
w Wydziałach, sposobem obiegu i rejestracji dokumentów,

2) zaznajomienia się z obowiązującymi w Starostwie zasadami ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych, trybem postępowania na wypadek zagrożenia,

3) zaznajomienie się z zasadami gospodarki finansowej, w tym angażowania środków finansowych i opisywania dokumentów finansowych,

4) poznania zasad profesjonalnej i kulturalnej obsługi interesantów,

5) zaznajomienia się z przepisami regulującymi ustrój samorządu powiatowego, zasady gospodarki finansowej oraz przepisami wewnętrznymi Starostwa, w tym
w szczególności:

a) ustawa o samorządzie powiatowym,

b) ustawa o pracownikach samorządowych,

c) ustawa – Kodeks postępowania administracyjnego,

d) podstawowe zagadnienia z ustawy o finansach publicznych,

e) podstawowe zagadnienia z Prawa zamównień publicznych,

f) podstawowe zagadnienia z ustawy o ochronie danych osobowych,

g) podstawowe zagadnienia z ustawy o ochronie informacji niejawnych,

h) instrukcja kancelaryjna dla organów powiatu,

i) Statut Powiatu Suwalskiego,

j) Statut Starostwa Powiatowego,

k) Regulamin Organizacyjny Starostwa,

l) Regulamin Pracy Starostwa,

6) szczegółowego zaznajomienia się z przepisami prawnymi dotyczącymi spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika oraz na stanowiskach pracy, dla których pracownik będzie pełnił zastępstwo,

7) szczegółowego poznania rodzaju spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika i w komórce organizacyjnej oraz sposobu prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji,

8) nabycia umiejętności przygotowywania dokumentów urzędowych, w szczególności decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, projektów aktów prawnych oraz prowadzenia korespondencji urzędowej.

2. Pracownik zatrudniony na stanowiku pracy związanym ze współpracą z innymi jednostkami organizacyjnymi powiatu ma także obowiązek poznania struktury organizacyjnej i zakresu spraw załatwianych w takich jednostkach.

§ 6. 1. W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik przez ¾ tygodniowego czasu pracy wykonuje czynności na swoim stanowisku pracy oraz w Wydziale, w którym jest zatrudniony, a w pozostałym czasie odbywa praktyki w innych Wydziałach Starostwa.

2. Praca na stanowisku pracy oraz w Wydziale, w której pracownik jest zatrudniony w okresie służby przygotowawczej, polega przede wszystkim na praktycznym zaznajamianiu się z obowiązkami i przepisami prawa dotyczącymi spraw załatwianych w danym Wydziale i prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji.

3. Podczas praktyk w innych Wydziałach pracownik zaznajamia się z podstawowymi czynnościami tych Wydziałów, w szczególności pod kątem współpracy z Wydziałem pracownika.

4. Sekretarz może wydawać Naczelnikom wytyczne odnośnie praktyk pracownika odbywającego praktyki w ramach służby przygotowawczej.

§ 7. 1. W przypadku pracownika zatrudnionego w Wydziałe związanym ze współpracą z innymi jednostkami organizacyjnymi powiatu, pracownik może zostać skierowany do odbycia części praktyk w ramach służby przygotowawczej do właściwych jednostek organizacyjnych.

2. Zasady odbywania takich praktyk ustala Sekretarz w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej powiatu.

§ 8. 1. Sekretarz w porozumieniu z Naczelnikiem ustala dla pracownika plan służby przygotowawczej.

2. W planie służby przygotowawczej wskazuje się Wydziały, w których pracownik ma odbywać praktyki.

3. Każdy pracownik obowiązkowo odbywa praktyki :

1) w Biurze Rady Powiatu,

2) w Wydziale Finansowo-Budżetowym,

3) w Wydziale Organizacyjnym,

4) w Biurze Obsługi Klienta,

5) u Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

4. Plan służby przygotowawczej określa:

1) okres odbywania służby,

2) szczegółowy plan i rozkład godzinowy odbywania praktyk w innych Wydziałach Starostwa,

3) wykaz aktów prawnych, których znajomość jest dla pracownika obowiązkowa,

4) wykaz obowiązkowej literatury fachowej,

5) zestawienie umiejętności praktycznych, które pracownik zobowiazany jest nabyć podczas służby przygotowawczej,

6) wykaz zagadnień egzaminacyjnych,

7) termin egzaminu, który powinien przypadać 7-10 dni od zakończenia służby przygotowawczej.

§ 9. Przebieg praktyki pracownika odbywającego służbę przygotowawczą jest odpowiednio dokumentowany.

§ 10. 1. Po zakończeniu okresu służby przygotowawczej Starosta na wniosek Sekretarza podejmuje decyzję:

1) o dopuszczeniu pracownika do egzaminu,

2) o przedłużeniu okresu służby przygotowawczej,

3) odmowie dopuszczenia pracownika do egzaminu i złożeniu wniosku o rozwiązanie stosunku pracy.

2. Ponowne przedłużenie okresu służby przygotowawczej jest dopuszczalne wyłącznie, gdy z przyczyn losowych pracownik nie mógł odbyć całości lub części służby przygotowawczej.

§ 11. 1. W razie przedłużenia okresu służby przygotowawczej przepisy § 8 -11 stosuje się odpowiednio.

2. Ustalony termin egzaminu ulega odpowiedniemu przesunięciu w przypadku przedłużenia okresu służby przygotowawczej.

rozdział 3

komisja egzaminacyjna

§ 12. 1. Egzamin przeprowadza Komisja powołana zarządzeniem Starosty, której przewodniczy Sekretarz.

2. W skład Komisji wchodzi Naczelnik, w której zatrudniony jest pracownik oraz 1-2 osób spośród pracowników Starostwa, dysponujących odpowiednią wiedzą.

3. Starosta może wyznaczyć inny skład Komisji.

4. Komisja Egzaminacyjna podejmuje decyzje i rozstrzygnięcia kolegialne, w przypadku równości głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Komisji.

5. W uzasadnionych przypadkach Starosta może zmienić skład Komisji Egzaminacyjnej. Czynności dokonane przez Komisję w poprzednim składzie pozostają w mocy.

§ 13. 1. Osoby powołane do składu Komisji składają pisemne oświadczenie, że:

1) nie są małżonkiem, krewnym lub powinowatym do drugiego stopnia włącznie pracownika,

2) nie pozostają wobec pracownika w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który mógłby budzić uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności.

2. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 1, w czasie trwania, egzaminu, Przewodniczący Komisji niezwłocznie informuje o tym Starostę.

3. Wzór oświadczenia stanowi załacznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

rozdział 4

egzamin

§ 14. Egzamin odbywa się w terminie ustalonym w planie służby przygotowawczej, a w razie przedłużenia okresu służby przygotowawczej w terminie wyznaczonym przez Sekretarza.

§ 15. 1. Egzamin może składać się z części pisemnej, części ustnej oraz części praktycznej.

2. Szczegółowe zasady przeprowadzenia egzaminu, odrębnie dla każdego pracownika, określa Sekretarz, po zasięgnięciu opinii Naczelnika.

3. Zasady, o których mowa w ust. 2, podlegają zatwierdzeniu przez Starostę.

§ 16. 1. Egzamin przeprowadza się w zamkniętym pomieszczeniu, w którym mogą przebywać wyłącznie członkowie Komisji i egzaminowany pracownik.

2. Podczas przeprowadzenia części pisemnej egzaminu w pomieszczeniu wraz z egzaminowanym pracownikiem musi stale przebywać co najmniej 2 członków Komisji.

3. Podczas przeprowadzania części ustnej i praktycznej egzaminu muszą być obecni wszyscy członkowie Komisji.

§ 17. 1. Komisja niezwłocznie po przeprowadzeniu wszystkich części egzaminu, tego samego dnia przystępuje do sprawdzenia i oceny.

2. Obrady Komisji są niejawne.

§ 18. 1. Z przeprowadzonego egzaminu sporządza się protokół.

2. Protokół zawiera:

1) imię i nazwisko pracownika,

2) nazwę stanowiska pracy,

3) datę odbycia egzaminu,

4) skład Komisji Egzaminacyjnej,

5) wyniki poszczególnych części egzaminu.

3. Do protokołu załącza się:

1) plan służby przygotowawczej,

2) pisemne informacje, o których mowa w § 9,

3) szczegółowe zasady przeprowadzenia egzaminu, o których mowa w § 16 ust. 2,

4) listę pytań i zadań wyznaczonych pracownikowi wraz z odpowiedziami i zadaniami opracowanymi przez pracownika.

4. Protokół podpisują wszyscy członkowie Komisji Egzaminacyjnej i pracownik.

§ 19. 1. Komisja oblicza punkty za każdą częćś egzaminu i ustala procentową wartość punktów uzyskanych przez kandydata w stosunku do maksymalnej liczby punktów możliwej do uzyskania za każdą część egzaminu.

2. Szczegółowe zasady oceny egzaminu, odrębnie dla każdego pracownika, określa Sekretarz, po zasięgnięciu opinii Naczelnika.

3. Zasady, o których mowa w ust. 2, podlegają zatwierdzeniu przez Starostę.

4. Pracownika informuje się o wyniku egzaminu niezwłocznie po zatwierdzeniu przez Starostę protokołu z przeprowadzonego egzaminu.

§ 20. 1. Pracownikowi, który zaliczył egzamin pozytywnie Starosta wystawia w 3 egzemplarzach zaświadczenie o odbyciu służby przygotowawczej i zaliczeniu egzaminu z wynikiem pozytywnym.

2. Jeden egzemplarz zaświadczenia wręcza się pracownikowi, drugi włącza do dokumentacji przebiegu służby przygotowawczej, zas trzeci dołącza się do akt osobowych pracownika.

3. Wzór zaświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 21. Pracownik, który nie zaliczył egzaminu z wynikiem pozytywnym, nie ma możliwości powtórnego przystąpienia do egzaminu.

rozdział 5

przepisy końcowe

§ 22. Dokumentację z przebiegu służby przygotowawczej i egzaminu przechowuje się w Wydziale Organizacyjnym na stanowisku pracy do spraw osobowych.

§ 23. 1. Wszystkie czynności zastrzeżone w niniejszym zarządzeniu dla Sekretarza może przejąć do wykonywania Starosta.

2. Starosta może uchylać i zmieniać decyzję Sekretarza.

§ 24. Starosta zastrzega sobie:

1) możliwość uczestnictwa w posiedzeniach Komisji,

2) prawo do wglądu w dokumentację,

3) zadawania pytań pracownikom podczas egzaminu ustnego,

- na każdym etapie służby przygotowawczej i egzaminu.