zarządzenie nr 10/2009

starosty suwalskiego

z dnia 11 marca 2009 roku

w sprawie przyjęcia wewnętrznych zasad przechowywania dokumentacji merytorycznej projektu „Wchodzenie, utrzymanie, powrót na rynek pracy osób po chorobie psychicznej” zrealizowanego przez Starostwo Powiatowe w Suwałkach w ramach Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004-2006

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu oraz art. art. 36. ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych zarządza się co następuje:

§ 1. W przypadku przechowywania i archiwizowania dokumentów merytorycznych i zbiorów danych osobowych dotyczących Projektu A0340d2 PARTNERSTWO NA RZECZ ROZWOJU „Wchodzenie, utrzymanie, powrót na rynek pracy osób po chorobie psychicznej” stosuje się następujące zasady:

1)   Dokumentację merytoryczną oraz zbiory danych osobowych dotyczące Projektu przechowuje się w należyty sposób i chroni przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

2)   Archiwizowanie dokumentacji merytorycznej i zbiorów danych osobowych przy użyciu komputera polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej zapewniających trwałość zapisu informacji, oraz na zapewnieniu ochrony tych nośników przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem, przez czas nie krótszy niż ustalony w Umowie o Dofinansowanie Działania 2 Nr EQ/061/A/d2/2006 z dnia 13 lutego 2006 roku w ramach Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004-2006.

3)   Dokumentację merytoryczną i zbiory danych osobowych przechowuje się w siedzibie Starostwa Powiatowego w Suwałkach w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do przechowywania dokumentów, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

4)   Roczne zbiory oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

5)   Zatwierdzone nw. dokumenty podlegają trwałemu przechowywaniu:

- Protokoły Grupy Zarządzającej Projektem,

- Plany i programy spotkań, konferencji organizowanych w ramach Projektu,

- Roczne sprawozdania z działania Projektu,

- Wycinki prasowe dotyczące działalności własnej,

- Plany i programy kontaktów zagranicznych,

- Sprawozdania z wyjazdów zagranicznych,

- Kontrole zewnętrzne Projektu – sprawozdania, wnioski i wystąpienia pokontrolne.

a) Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres określony zgodnie z ww. Umową o Dofinansowanie Nr EQ/061/A/d2/2006, czyli do końca 2013 roku:

- Zbiory danych osobowych: „Beneficjenci ostateczni Projektu PRR A0340 rejestrowani w Podsystemie Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS)”; „Członkowie rodzin beneficjentów ostatecznych Projektu PRR A0340”; „Pracodawcy włączeni w Projekt PRR A0340”,

- Roczne i okresowe sprawozdania z działania Partnerów,

- Współdziałanie z komórkami własnej jednostki,

- Współdziałanie z Krajową Strukturą Wsparcia,

- Współdziałanie z innymi instytucjami, organizacjami, urzędami,

- Plany kontroli oraz ich realizacja,

- Prace zlecone,

- Ewidencja delegacji służbowych,

- Zamówienia publiczne, przetargi, oferty.

b) pozostałe dokumenty merytoryczne wytworzone w ramach realizacji Projektu - do końca 2013 roku zgodnie z ww. Umową o Dofinansowanie Nr EQ/061/A/d2/2006.

6)   Po zakończeniu realizacji Projektu zbiory i dokumenty merytoryczne przechowuje Starostwo Powiatowe w Suwałkach.

7)   W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. z 1998 roku Nr 160 poz. 1074 z późn. zm.).

8)   Udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części odbywa się:

a) do wglądu na terenie jednostki – na podstawie zgody starosty lub osoby przez niego upoważnionej,

b) poza siedzibą zarządu jednostki – na podstawie pisemnej zgody starosty oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przyjętych dokumentów, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.”

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Dyrektorowi Powiatowego Centrum Pomocy   Rodzinie w Suwałkach.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

S TA R O S T A

/-/ Szczepan Ołdakowski