zarządzenie nr 36/2008

starosty suwalskiego

z dnia 29 września 2008 roku

zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach

Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 roku Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) zarządza się co następuje:

§ 1. W instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 41/07 Starosty Suwalskiego z dnia 12 lipca 2007 roku wprowadza się następujące zmiany:

1. Po § 26 dodaje się § 27 w brzmieniu:

„§ 27. W przypadku przechowywania i archiwizowania dowodów księgowych dotyczących Projektu A0340d2 PARTNERSTWO NA RZECZ ROZWOJU „Wchodzenie, utrzymanie, powrót na rynek pracy osób po chorobie psychicznej” stosuje się następujące zasady:

1)   Dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dowody inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe dotyczące Projektu przechowuje się w należyty sposób i chroni przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

2)   Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy niż ustalony w Umowie o Dofinansowanie Działania 2 w ramach Programu Operacyjnego Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004-2006 Nr umowy EQ/061/A/d2/2006 z dnia 13 lutego 2006 roku oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych, organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

3)   Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, przechowuje się w siedzibie Starostwa Powiatowego w Suwałkach w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

4)   Roczne zbiory oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

5)   Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowaniu.

6)   Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

a) księgi rachunkowe – do końca 2013 roku zgodnie z w/w Umową o Dofinansowanie Nr EQ/061/A/d2/2006,

b) karty wynagrodzeń pracowników – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych,

c) dokumenty inwentaryzacyjne - do końca 2013 roku zgodnie z w/w Umową o Dofinansowanie Nr EQ/061/A/d2/2006,

d) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - do końca 2013 roku zgodnie z w/w Umową o Dofinansowanie Nr EQ/061/A/d2/2006.

7)   Po zakończeniu realizacji Projektu zbiory i dokumenty finansowe przechowuje Starostwo Powiatowe w Suwałkach.

8)   W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. z 1998 roku Nr 160 poz. 1074 z późn. zm.).

9)   Udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części odbywa się:

a) do wglądu na terenie jednostki – na podstawie zgody starosty lub osoby przez niego upoważnionej,

b) poza siedzibą zarządu jednostki – na podstawie pisemnej zgody starosty oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przyjętych dokumentów, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.”

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Powiatu.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

S TA R O S T A

/-/ Szczepan Ołdakowski