Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty 
w procedurze zgłoszeń wewnętrznych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1 z późn. zm.) – dalej RODO, informujemy, że:

1.	Administratorem Państwa danych osobowych jest Starostwo Powiatowe w Suwałkach, reprezentowane przez Starostę Suwalskiego. Dane kontaktowe: ul. Świerkowa 60, 16-400 Suwałki, adres e-mail: bok@powiat.suwalski.pl, tel. 87 565 92 00, fax: 87 566 47 18.
2.	Możecie Państwo kontaktować się z Administratorem w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO i z wyznaczonym u Administratora Inspektorem ochrony danych z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych oraz pod adresem e-mail: iod@powiat.suwalski.pl. 
3.	Podstawa prawna i cel przetwarzania danych osobowych: Państwa dane osobowe dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tzn. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowaniem działań następczych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, art. 9 ust. 2 lit. g RODO, tzn. przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane osobowe zawarte będą w zgłoszeniu sygnalisty oraz art. 6 ust. 1 lit. a, tzn. jeżeli osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w celu ich ujawnienia, w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów. 
4.	Ochrona tożsamości sygnalisty: W przypadku podania danych umożliwiających identyfikację, Państwa dane osobowe nie podlegają ujawnieniu, chyba że za Państwa wyraźną zgodą. Dostęp do danych posiadają jedynie osoby upoważnione do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
5.	Administrator zapewnia poufność Państwa danych w związku z otrzymanym zgłoszeniem. Dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa.
6.	Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych: W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Państwu prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Państwa danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Państwa, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie zostanie przekazane, jeżeli będzie mogło zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
7.	Okres przetwarzania danych osobowych: Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym okresie dane osobowe będą usuwane, a dokumenty związane ze zgłoszeniem niszczone (nie dotyczy to dokumentów związanych ze zgłoszeniem, które stanowić będą część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sadowoadministracyjnych). 
8.	Posiadają Państwo prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Państwu także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania. Mogą Państwo cofnąć zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w dowolnym momencie, jednakże odwołanie zgody pozostanie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie tej zgody przed jej cofnięciem.
9.	Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy o ochronie danych osobowych. 
10.	Podanie danych jest dobrowolne, jednakże zgłoszenia dokonane anonimowo nie będą rozpatrywane. Jeśli nie podadzą Państwo danych kontaktowych, nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz informować o przebiegu naszych działań, związanych z tym zgłoszeniem. 
11.	W trakcie przetwarzania Państwa danych osobowych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania.